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Managed Data Fields oder Seiteneigenschaften?

Dienstag, 3.8.2021

MDF-vs-PageProperties

Confluence bietet Nutzer:innen die Möglichkeit, Seiteneigenschaften anzulegen und Berichte dieser Seiteneigenschaften zu erstellen. Alles drin, könnte man also meinen! Nicht ganz. Wir erklären, warum es sich trotzdem lohnt, Alternativen zu Confluence's Built-In App anzusehen!

Mit dem Managed Data Fields Plugin können Sie strukturierte Datenfelder mit festen Eigenschaftsschlüsseln anlegen und über eine Feldauswertung überblicken. Doch was unterscheidet diese App von Atlassian Confluence's eigenen Seiteneigenschaften und Seiteneigenschaftenbericht, und was können Sie mit Managed Data Fields sogar mehr erreichen?


Seiteneigenschaften

Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass es gerade für Confluence-Neulinge, aber auch für erfahrene Nutzer:innen unverständlich sein kann, wie man auswertbare Informationen an einer Seite verankert bekommt. Das Seiteneigenschaften-Makro von Atlassian möchte dieses Problem lösen, scheitert dabei aber unserer Meinung nach schon an der Benutzbarkeit:

  • es gibt keine eindeutige Nutzerführung
  • die Benutzung ist fehleranfällig und eher lückenhaft dokumentiert
  • es sind mehrere Schritte notwendig, bis das gewünschte Ziel erreicht ist

Beispiel:

  1. Seiteneigenschaftsmakro anlegen.
  2. Tabelle darin anlegen. Um vergleichbar zu sein, sollte diese Tabelle mit den anderen Seiteneigenschaftsmakros übereinstimmen, die später in einer Auswertung aufgelistet werden sollen.
    Page Properties
  3. Der Seite ein Label geben, welches entscheidet in welcher Auswertung die Seite gefunden wird. Dies ist der einzige Filter und muss über alle Confluence Seiten konsistent gesetzt werden.
    Label setzen

 

Für genau diese Schmerzpunkte möchten wir eine Lösung anbieten. Das Managed Data Fields Plugin bietet die folgenden, wichtigen Eigenschaften, um das Erfassen von auswertbaren Informationen auf Confluence Seiten so einfach wie möglich zu machen:

  • Keine doppelte Arbeit: Sie müssen Seiten nicht extra mit einem Label versehen, damit sie in einer Feldauswertung einbezogen werden.
  • Kein Kopieren von Tabellen: durch die Arbeit mit festgelegten Felddefinitionen wissen Sie sofort, welche Felder es auszufüllen gilt.
  • Einfache Nutzeroberfläche: die Handhabung des Managed Data Fields Plugins ist intuitiv und leicht zu bedienen. Das Nutzerhandbuch bietet Beispiele und verständliche Anleitungen. Und sollten Sie doch Fragen haben, hilft Ihnen unser exzellenter Support gerne weiter.
  • Datentypen: Sie können in der Felddefinition schon festlegen, welchen Datentyp die Eigenschaft haben soll. Somit ist sichergestellt, dass alle Seiten mit diesem Datenfeld auch vergleichbare Eigenschaften haben. Es stehen unter anderem Datumsfelder, Nutzererwähnungen, Auswahlfelder und Freitext zur Verfügung.

Beispiel:

  1. Felddefinition anlegen.
    Felddefinition
  2. Feldinstanz auf gewünschter Seite mit gewünschten Werten füllen.
    Feldinstanz
    Confluence-Seite

 

Außerdem:

  • Berechtigungsmodell: Bei Bedarf können Felddefinitionen auf ausgewählte Confluence-Bereiche eingeschränkt werden – das betrifft sowohl die Anlage und Verwendung als auch Auswertungen.
  • Berechnungen: Managed Data Fields sind schlau und können komplexe Rechnungen auf eigenen Eigenschaften vom Typ Zahl ausführen.
  • Integration mit dem BPMN Modeler Enterprise: Managed Data Fields können genauso wie auf Confluence-Seiten auch in BPMN Diagrammen genutzt werden. Feldauswertungen finden alle Instanzen und Sie können Analysen über Prozesskennzahlen starten.


Seiteneigenschaftenbericht

Zur Auswertung der Seiteneigenschaften nutzt man in Confluence den sog. "Seiteneigenschaftenbericht". Dabei muss man sich für ein oder mehrere Labels entscheiden, die an den Seiten vergeben wurden, die man nun finden möchte. Das Ergebnis ist eine Übersicht in Form einer einfachen Tabelle über alle Seiteneigenschaften, die auf den entsprechenden Seiten angelegt wurden. Hier sehen wir folgende Schwachstellen:

  • Die Übersicht enthält alle gefundenen Seiteneigenschaften, und kann beliebig groß und unübersichtlich werden.
  • Es können nur Filter für die Metadaten der Confluence-Seiten gesetzt werden, nicht aber für die zu listenden Seiteneigenschaften.
  • Die Auswertung ist nur tabellarisch – jede weitere Aufbereitung der Daten muss manuell vorgenommen werden und auch entsprechend gepflegt werden, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.

Auswertung Seiteneigenschaften

Beispiel mit Seiteneigenschaftsbericht: Es werden alle Ergebnisse gelistet. Ein Filtern nach Eigenschaftswerten ist nicht möglich.

Daher haben wir im Managed Data Fields diese Features implementiert:

  • Grafische Auswertung: die Feldauswertung liefert Ergebnisse sowohl in tabellarischer, als auch in graphischer Form. Sie können eigene Charts zusammenstellen und unterschiedliche Feldeigenschaften gegeneinander auswerten.
  • Filter: Die Feldauswertung kann alle Felder einer Definition ausgeben. Sie können aber auch verschiedene Auswertungen für das selbe Feld mit unterschiedlichen Wertefiltern nutzen, um einen geordneten und strukturieren Überblick zu erhalten.

q-all

q1-filter

q2-filter

chart-q1

Beispiel mit Managed Data Fields: es können beliebige Filter gesetzt werden, unterschiedlich Auswertungen auf den selben Feldern angezeigt sowie in graphischer Ansicht aufbereitet werden.


Jetzt sind Sie dran!

Sie sehen: Das Managed Data Fields Plugin bietet nicht nur eine komfortablere und sicherere Art und Weise, um strukturierte Daten an Confluence-Seiten zu erfassen, sondern auch fortgeschrittene Datentypen, Berechnungen und Auswertungsmöglichkeiten, z. B. als Chart. Und das Beste: das engagierte Team der viadee arbeitet ständig an weiteren Features und neuen Ideen, um Ihnen die Arbeit so einfach wie möglich zu machen.

Sollten Sie neugierig geworden sein und möchten die App ausprobieren, schauen Sie im Atlassian Marketplace vorbei!


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Kommentare

Belinda Felpel

Belinda Felpel

Belinda Felpel ist seit 2019 als Beraterin bei der viadee IT-Unternehmensberatung tätig. Als Lead-Developerin für die viadee Confluence Plugins liegen ihre Schwerpunkte dabei im Prozessmanagement und Web-Development.