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Dokumentieren und Auswerten in Confluence leicht gemacht

Donnerstag, 12.11.2020

Sie nutzen in Ihrem Unternehmen Confluence und protokollieren dort regelmäßig Ihre Termine? Sie dokumentieren Ihre Unternehmensprozesse, Geschäftsregeln oder Softwareprojekte? Oder Sie planen ein Event? Unser neues Plugin „Managed Data Fields“ für Confluence erleichtert Ihnen diese Aufgaben, indem Sie Felddefinitionen einmalig erstellen und auf sämtlichen Confluence-Seiten verwenden und sogar übergreifend auswerten können. Die Anwendungszwecke sind sehr vielfältig. Gehen wir gemeinsam auf Entdeckungsreise!

MDF-Anwendungen_header


Steigern Sie Ihre Effizienz

Überall dort, wo Tabellen wiederverwendet oder mehrfach genutzt werden, finden die Managed Data Fields Anwendung und können Daten strukturiert aufbereiten. Die Struktur eines Feldes wird an einem zentralen Ort definiert und kann dann auf allen Confluence Seiten eingebunden werden. Wenn Sie interne Standards zur Dokumentation gemäß DIN-Normen oder eigens definierte interne Richtlinien haben, lassen sich diese problemlos bei der Felder-Definition berücksichtigen.

Managed Data Fields sparen Zeit und steigern die Qualität Ihrer Dokumentation. Sollten sich Ihre Standards zur Dokumentation ändern oder Anpassungen notwendig werden, müssen Sie die Modifikation nur einmalig auf der Dokumentationsseite vornehmen. Auf den Seiten, auf denen die Managed Data Fields bereits im Einsatz sind, werden diese Anpassungen automatisch übernommen. Es gibt sogar eine Synchronisierungsmöglichkeit für wegfallende Felder, sodass keine Daten verloren gehen.

Die Vielseitigkeit des Managed Data Fields Plugins zeigt sich in den möglichen Fallbeispielen.

 

Software und Prozesse dokumentieren

Jede:r Entwickler:in kennt es: Während eines (Software-)Projektes müssen zur Nachvollziehbarkeit und Wartbarkeit Dokumentationen angefertigt werden – möglichst einheitlich und übersichtlich. Mit Managed Data Fields können Sie auf eine einfache Art und Weise Ihren Dokumentationspflichten nachgehen. Sie definieren einmalig, welche Aspekte Sie dokumentieren möchten und verwenden im Anschluss dieses Feld immer dort, wo eine Dokumentation sinnvoll ist. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation einheitlich, leicht nachvollziehbar und vollständig ist! Egal, wo eine Dokumentation in Confluence eingebunden ist, über eine Feldauswertung lassen sich alle Felder gezielt auswerten und evaluieren.In unserem Video zeigen wir Ihnen einen typischen Anwendungsfall und die Handhabung des Plugins:

Managed Data Fields können aber nicht nur für technische Dokumentationen genutzt werden; die Anwendungsmöglichkeiten sind unendlich. Stellen wir uns vor, Sie planen ein digitales Event mit verschiedenen Vorträgen und Aktivitäten.

 

Vorschläge sammeln und gemeinsam brainstormen

Laden Sie Ihr Team ein, Ideen einzureichen und gemeinschaftlich, digital zu brainstormen. Dazu nutzen Sie einfach das Managed Data Fields Plugin. Es ermöglicht Ihnen zum einen eine strukturierte Einreichung von Vorschlägen und zum anderen eine einfache Evaluierung und Bewertung der vorgeschlagenen Ideen mit Hilfe der Auswertungsfunktion.
Sie könnten beispielsweise ein komplexes Feld anlegen und von Ihren Teammitgliedern für eine einheitlich Einreichung einer Vortragsidee verwenden lassen:

Status: In diesem Feld halten wir den aktuellen Status der Idee fest. Nutzer:innen können über ein Drop Down Menü aus den vorhandenen Möglichkeiten auswählen.

Thema / Frage / Idee: Mithilfe eines Kurztitel lässt sich auf einen Blick das Thema bzw. Themenfeld erfassen.

Wunsch / Vorschlag von: Damit die Koordination der Vortragsreihe effizient abläuft und Rückfragen gezielt gestellt werden können, trägt sich hier die Person ein, die die jeweilige Idee einreicht.

(mögliche:r) Referent:in: Vielleicht haben Kolleg:innen eine Themenidee und können diese aber nicht selbst umsetzen. Möglicherweise kennen sie aber eine Person, die dafür geeignet wäre, und vermerken sie dort. Ansonsten trägt sich die vorschlagende Person selbst sein.

Interessent:in: Dieses Feld dient dazu, dass weitere Kolleg:innen ihr Interesse an dem Thema bekunden können, sodass ein hohes Interesse an einem Thema direkt ersichtlich ist.

Ergänzungen: Hier können ergänzende Informationen eingetragen werden, um einen Vorschlag detaillierter zu beschreiben. Darüber hinaus ist es möglich, dass Interessent:innen vorab schon Fragen oder Anmerkungen eintragen, die dann bei der Planung eines Vortrags berücksichtigt werden können.

Felddefinition

Ihre Teammitglieder reichen Ihre Ideen ein, indem Sie eine Instanz des Managed Data Field erzeugen und die vorgegebenen Felder ausfüllen:

Feldinstanzen

Anschließend erzeugen Sie eine Auswertung aller Felder und erhalten so eine übersichtliche Tabelle mit allen Einreichungen.

Feldauswertung Vortragsreihe

Diese können Sie sortieren und filtern, beispielsweise nach Status „terminiert“:

Feldauswertung filtern

 

Termine abstimmen

Für ein erfolgreiches Event ist auch die Auswahl eines passenden Termins wichtig. Es sollten möglichst viele Mitglieder Ihres Teams teilnehmen können. Statt dafür auf ein externes Tool auszuweichen, können Sie einfach erneut ein Managed Data Field erzeugen und sich die Ergebnisse als Diagramm auswerten lassen. So bekommen Sie schnell einen Überblick über die bevorzugten Termine. Anders als bei bekannten Terminabstimmungs-Tools können Sie hier auch Prioritäten oder andere individuelle Aspekte mit einbeziehen.

Terminabfrage Personen

Alternativ wäre auch eine terminbezogene Abfrage möglich, bei der sich die Teammitglieder für vorgegebene Termine eintragen.

Auswertung Terminabfrage

 

Protokollieren von Terminen

Nun geht es in die Planungsphase Ihres Events. Regelmäßige Abstimmungen in Ihrem Team sind dafür unerlässlich und im besten Fall sollten die getroffenen Entscheidungen protokolliert und dokumentiert werden. Auch hierbei kann das Managed Data Fields Plugin helfen. Anstelle einer Tabelle, die Sie immer wieder kopieren müssen, erstellen Sie strukturierte Daten, die sie wiederverwenden, zusammenführen und – im Gegensatz zu Tabellen – auch auswerten können. Beispielsweise, wer wie häufig anwesend war, oder ob bestimmte Probleme häufig auftreten.

Auswertung ProtokolleÜbersicht Protokolle

Anwesenheit
Auswertung der Anwesenheit

Auswertung Daily ProtokolleAuswertung häufig auftretender Probleme

 

Testen Sie Managed Data Fields

Das Managed Data Fields Plugin gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und effizient zusammenzuarbeiten. Sie sind noch kein:e Nutzer:in des Plugins, würden es aber gerne ausprobieren? Sie können sich das Plugin kostenlos für eine Evaluierung im Atlassian Marketplace herunterladen. Auf unserer Demo-Umgebung können Sie auch direkt die oben beschrieben Beispiele ausprobieren. Zudem gibt es aktuell eine Promotion von 20% für den Kauf des Plugins. Kontaktieren Sie uns dazu über unser Kontaktformular.

DOWNLOAD PLUGIN

 


Wir sind neugierig, welche Anwendungsfälle fallen Ihnen für unser Managed Data Fields Plugin ein? Welche weiteren Features würden Sie sich wünschen? Lassen Sie uns gerne einen Kommentar da oder schreiben Sie uns.


 


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Daniela Faßbach

Daniela Faßbach

Daniela Faßbach ist seit 2019 als Designerin und Marketeer bei der viadee IT-Unternehmensberatung – ein kreativer Kopf mit einem Faible für alles Digitale.