Daten und Prozesse – integriert und vereint in BPMN-Modeler & Managed Data Fields

Business Process Management

Bei der unternehmensweiten Dokumentation von Geschäftsprozessen ist es wünschenswert, BPMN-Diagramme mit zusätzlichen Informationen anzureichern. Durch die Integration mit unserer App Managed Data Fields gehen wir nun den Schritt zur Auswertung der gesamten Prozesslandschaft. Nutzen Sie ab sofort strukturierte Datenfelder an Prozesselementen und werten Sie sie an zentraler Stelle aus.

Hin zu vollständiger Prozessdokumentation

Mit dem BPMN-Modeler Enterprise haben Sie ein einfach zu bedienendes Prozessdokumentationswerkzeug an der Hand, mit dem Sie standardkonforme BPMN 2.0 Modelle direkt in Confluence modellieren können. Unsere App Managed Data Fields unterstützt Sie dabei Ihr Confluence besser zu organisieren, Ihren Daten eine gemeinsame Struktur zu geben und diese zentral auszuwerten. Dank der Integration beider Apps erhalten Sie nun die Möglichkeit beides zu vereinen:

Reichern Sie Prozesselemente mit strukturierten Informationen an, die Sie sonst an anderer Stelle zusätzlich dokumentieren müssten.
Werten Sie diese Informationen anschließend gezielt über Prozessmodelle hinweg aus, um einen Überblick über Ihre gesamte Prozesslandschaft zu erlangen.

Ein Beispiel

An der Ausführung von Geschäftsprozessen ist typischerweise eine Vielzahl von IT-Systemen beteiligt. Fällt eines dieser Systeme aus, sind auch die entsprechenden Prozesse gestört. Um bei der Geschäftsabwicklung flexibel und schnell auf Ausfälle reagieren zu können, ist es daher von Vorteil sofort einschätzen zu können, welche Prozesse betroffen sind.

Legen wir daher nun zunächst ein Datenfeld in Managed Data Fields an, das wir an Prozesselementen verwenden möchten:

Bei der Anlage haben wir ausgewählt, dass das Feld auch in Prozessmodellen verfügbar sein soll. Daher wird es uns nun innerhalb des BPMN-Modelers im Attribute Panel unter dem Reiter "Managed Data Fields" zur Auswahl angezeigt. In unserem Beispielprozess "Telefonische Bestellung bearbeiten" reichern wir die Aktivität "Bestellung anlegen" nun mit dem Feld an, und treffen die entsprechende Auswahl:

Sind Prozesselemente mit Datenfeldern angereichert, erkennen Sie dies an dem -Symbol. Natürlich können auch mehrere Datenfelder an einem Prozesselement (oder dem Prozess als Ganzes) angelegt werden.

Plötzlich fällt das Kundenstammdatensystem aus. Um schnell herauszufinden, welche Prozesse von der Störung betroffen sind, legen wir eine Feldauswertung über Managed Data Fields an. Die Feldauswertung erfolgt über unser Feld "Beteiligtes IT-System". Wir können erkennen, dass das Datenfeld zwischenzeitlich erweitert wurde, und zwar um die Auswahlmöglichkeit "CRM-System". Änderungen an der zentralen Felddefinition spiegeln sich sofort auch in allen bestehenden Datenfeldern wider. Hinzugefügte Werte sind also sofort überall verfügbar.

Wir filtern die Abfrage nach dem Wert "Kundenstammdatensystem", um herauszufinden, welche Prozesse vom Ausfall betroffen sind:

Die Feldauswertung wird auf einer beliebigen Confluence-Seite angelegt und kann dort natürlich auch dauerhaft bestehen bleiben. Mit jedem Laden der Seite werden auch die Suchergebnisse aktualisiert.

Die Diagrammansicht liefert uns einen schnellen Überblick darüber, dass vier Prozesse vom Ausfall des Kundenstammdatensystems betroffen sind:

Eine detailliertere Darstellung in Tabellenform offenbart, dass neben den Bestellabwicklungsprozessen auch die Durchführung von Kundenkampagnen eingeschränkt sein wird. Daher sollte auch das Marketing-Team über den Ausfall informiert werden.