Wie sich RPA und BPM sinnvoll ergänzen können

RPA und BPM haben ähnliche Ziele bezüglich der Automatisierung von Prozessen, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze: RPA eher operativ, BPM eher strategisch. Daher werden sie in der Literatur oft polarisierend gegenübergestellt. RPA und BPM stehen aber nicht grundsätzlich im Konflikt zueinander. Es ist jedoch wichtig, zu verstehen, welche Vor- und Nachteile sich durch den Einsatz in einer konkreten Anwendungssituation ergeben.

RPA: Was steckt hinter dem Trend?

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist die automatisierte Bearbeitung von digitalisierten Geschäftsprozessen durch Computerprogramme. Diese Roboter sind keine physischen Maschinen mit Armen oder Rädern, wie wir sie z. B. aus der Automobilindustrie kennen, sondern reine Softwarebausteine. Allerdings haben sie ähnliche Auswirkungen wie Maschinen zu Beginn des industriellen Zeitalters, indem sie manuelle Interaktionen eines Menschen nachahmen und ersetzen. Die Schnittstelle dazu ist die grafische Benutzeroberfläche (User Interface) eines Anwendungssystems, beispielsweise ein Warenwirtschafts- oder Customer Relationship Management System. Fachexperten können dieses Anwendungssystem bedienen und ebenso einen Roboter zu repetitiven, regelbasierten Routinearbeiten anlernen, ohne dabei auf Ressourcen der IT-Abteilungen zurückzugreifen. Auf diese Weise automatisierte Prozesse lassen sich anschließend einfach skalieren. Mehrere Roboter können parallel Arbeitsprozesse schneller, zuverlässiger, ohne Pausen und rund um die Uhr abwickeln. Aus dieser Effizienzsteigerung leiten sich in der Regel auch deutliche Kostenersparnisse gegenüber einer manuellen Prozessdurchführung ab.

Kostenersparnis ist in aller Regel aber nur ein Zwischenziel, da es häufig nicht primär um die Freisetzung von Mitarbeitern geht, sondern vielmehr darum, Routineaufgaben abzubauen und mehr Zeit für andere wichtigere Aufgaben zu reservieren, etwa Tätigkeiten, bei denen die Interaktion mit und von Menschen unablässig ist. Unternehmen gewinnen so an Agilität und Geschwindigkeit und sichern sich damit einen strategischen Wettbewerbsvorteil.

RPA-Lösungen, z. B. mit dem viadee Roboter, besitzen eine sehr niedrige Einstiegshürde, lassen sich schnell implementieren und verproben, meistern auch komplexe Geschäftsprozesse und sind in der Lage, mit einer Vielzahl an Applikationen umzugehen. Die Roboter lassen sich einfach ändern bzw. auf neue Geschäftsprozesse anpassen. Allerdings muss man Wartungszyklen für die Roboter bei Software-Updates sauber einplanen, denn letztere können Einfluss auf das User Interface oder das Antwortverhalten haben, welche ein Roboter nicht selbstständig auflösen kann. Daher bietet es sich an, Roboter gemeinsam mit dem Anwendungssystem zu stagen.

Kombiniert man Roboter mit Methoden der Künstlichen Intelligenz (KI), lassen sich sogar komplexe Entscheidungsprozesse und Eingabetransformationen z. B. von unterschiedlichen Eingangsdokumenten wie Rechnungen oder Kundenschreiben automatisieren. Selbst die Erkennung von Eingabemasken lässt sich flexibilisieren, weg von inkrementellen, detaillierten und technischen Ablaufbeschreibungen hin zu einfachen und intelligenten Systemen.

Der spezifische Vorteil am viadee Roboter gegenüber Mitbewerberprodukten namhafter Hersteller ist die sehr niedrige Einstiegshürde im Preismodell, ohne dabei auf wesentliche RPA-Funktionen verzichten zu müssen. Überzeugen Sie sich selbst: https://www.viadee.de/roboter

BPM: Strategie mit System

Business Process Management ist keine Software, sondern eine Methode der aktiven Gestaltung von Geschäftsprozessen. Dabei wirkt BPM sowohl auf operative Abläufe als auch auf die Unternehmensstrategie und die Gestaltung der IT-Anwendungslandschaft. Während sich bei RPA Software-Roboter als eifrige Kollegen im Unternehmen nützlich machen, dient BPM dazu, Geschäftsabläufe zielgerichtet und umfassend zu analysieren, zu modellieren und zu optimieren – nicht selten von Grund auf.

Unternehmenserfolg hängt in vielen Fällen davon ab, wie gut interne Abläufe mit den Markt- und Kundenanforderungen übereinstimmen und dass Kernelemente moderner Prozesse wie kontinuierliche Verbesserung (Continous Improvement) umgesetzt sind. BPM stellt sicher, dass die Geschäftsprozesse mit der zugrunde liegenden Anwendungslandschaft verlässlich, flexibel und möglichst papierlos zusammenarbeiten. BPM automatisiert Prozesse, indem programmierte Services durch eine Process Engine wie Camunda orchestriert werden.

Mit BPMN 2.0 als Sprachnotation wird eine Brücke geschlagen zwischen dem fachlich-strategischen BPM und der technischen Prozessautomatisierung. Prozessmodelle können zum einen auf unterschiedlichen Abstraktionsniveaus beschreiben, wie Abläufe im Unternehmen gelebt werden sollen. Zum anderen können durch technische Anreicherungen und ein standardisiertes, formales BPMN-Metamodell Prozessmodelle in Process Engines auch ausgeführt werden. Das Modell bleibt dabei für den fachlichen Betrachter verständlich.

BPM bietet im Grunde einen holistischen Ansatz. Es möchte einerseits aus infrastruktureller Sicht technische Schulden abbauen, andererseits aber auch eine bessere Balance zwischen IT-Betrieb und Innovation schaffen, indem es hilft, eine zukunftsweisende, technische Vision im Unternehmen zu formen. Gerade letzteres ist wichtig, wenn man auch langfristig auf professionelles und ressourcenknappes IT-Personal angewiesen ist und als attraktiver Arbeitgeber gelten möchte.

Es versteht sich von selbst, dass die viadee auch im Bereich BPM auf Lösungen setzt, zu deren Bestandteilen Künstliche Intelligenz zählt, wie z. B. bpmn.ai.

Zusammenhalt macht stark

RPA und BPM haben ähnliche Ziele bzgl. der Automatisierung von Prozessen, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze – RPA eher operativ, BPM eher strategisch. Daher werden sie in der Literatur gerne polarisierend gegenübergestellt. RPA und BPM stehen aber nicht grundsätzlich im Konflikt zueinander, allerdings ist es wichtig zu verstehen, welche Vor- und Nachteile sich durch den Einsatz in einer konkreten Anwendungssituation ergeben. Dabei sind hybride Ansätze nicht nur theoretisch möglich, sondern auch praktisch sinnvoll.

Roboter sind da sinnvoll, wo viele manuelle Eingaben in mehreren Systemen nötig sind und die großen Transformationsvorhaben noch bevorstehen oder andauern. RPA kann in dieser Übergangszeit mit geringem Risiko und ohne viele IT-Ressourcen schnell Effizienzgewinne erwirtschaften. Die Software-Roboter lassen sich sowohl bei einzelnen Abläufen als auch bei übergeordneten Geschäftsprozessen anwenden, arbeiten jedoch operativ und stellen kein Konzept für das gesamte Unternehmen dar. BPM-Ansätze behalten damit ihre Bedeutung für komplexe und langlaufende Prozesse. Insofern können sich beide Strategien zeitlich gut ergänzen, RPA als kurz- bis mittelfristige Lösung für Routineaufgaben z. B. zur Mitarbeiterentlastung, BPM als langfristiger, strategischer Abbau technischer Schulden.

Allerdings gibt es durchaus langfristige Einsatzgebiete von Robotern z. B., wenn man z. B. über eher punktuellen Einsatz als Schnittstelle zu Altsystemen nachdenkt, deren Schnittstellenfähigkeit und Transparenz nicht mit dem Servicegedanken von BPM harmonieren. Die Frage nach passenden Lösungskonzepten ist dabei von großer Bedeutung, da der Austausch von Legacy-Systemen u. a. aufgrund von Kosten- und Risikoaspekten für viele Unternehmen keine Option darstellt. Die Steuerung solcher Legacy Subsysteme über Roboter innerhalb einer Camunda BPM Process Engine ist durchaus ein Prinzip, welches unter strategischen Gesichtspunkten sinnvoll sein kann. Wie dieses im Detail realisiert werden kann, zeigen wir u. a. in dem Blog-Beitrag Robotic Process Automation mit BPMN und Camunda.

Der Mensch im Mittelpunkt

In jedem IT-Projekt ist es zu Beginn von entscheidender Bedeutung, die IT, das Management und betroffene Fachbereiche zusammenzubringen, um Prozesse mit hohem Beispielcharakter auszuwählen, Erwartungshaltungen abzugleichen, Ziele zu definieren und diesen Prozess kontrolliert mit Experten zu begleiten. Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität der eigenen Prozesse und konzentrieren sich daher stark auf technologische Aspekte. Der richtige Weg zur Einführung von BPM, aber auch RPA ist, diese als Vorgehensmodell zu sehen, zu dem neben der technischen Umsetzung von Prozessen ein ganzheitlicher Ansatz gehört.

Ein Schlüsselkriterium ist unserer Erfahrung nach das Zusammenbringen der IT- und Fachabteilungen. RPA und BPM kommen mit eigenen Werkzeugen und Infrastruktur daher und müssen in den Fundus vorhandener Tools und Methoden integriert werden. Auch dann, wenn sich die Mitarbeiter aus dem Fachbereich für ein RPA-Tool entscheiden, hat letztlich die IT-Abteilung die technische Kontrolle über die Automatisierungsprozesse. Umgekehrt bedeutet das: Auch wenn die IT-Abteilung eine neue, technische Prozessinfrastruktur favorisiert, müssen Fachabteilungen die Veränderungsschmerzen durch neue und effizient umgestaltete Prozesse mittragen und verantworten. Alte Gräben und Informationssilos zwischen Fachabteilungen und IT-Bereich müssen beseitigt werden, wenn Automatisierungsprojekte erfolgreich sein sollen (siehe hierzu auch unserer Best Practices: In 6 Schritten zur Testautomatisierung).

Als Softwarespezialisten positionieren wir uns bewusst mit konkreten BPM- und RPA-Lösungen im Portfolio. Damit haben die Anwender bei der Automatisierung eines Geschäftsprozesses die Freiheit, den jeweils effektivsten Ansatz bei der Umsetzung zu wählen. Weil jedes Unternehmen anders ist, gehen unsere Berater auch bei jedem Kunden individuell vor.