"Unsere Confluence-Cloud-Migration war ein großer Erfolg" - Wirklich?

Wir - genauso wie viele unserer Kund:innen - müssen damit umgehen, dass zahlreiche Softwarehersteller auf eine Cloud-First-Strategie umstellen. Einer dieser Hersteller ist Atlassian. 250 Kolleg:innen nutzen Confluence, Jira Software und Jira Service Management Tag für Tag - bisher alles auf unseren internen Servern gehostet, bis wir im Juli 2023 den Wechsel zur Confluence Cloud vollzogen haben. Welche Erfahrungen wir dabei sammeln konnten, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Da Confluence im Hinblick auf Datenstrukturen die simpelste der drei Anwendungen ist, dachten wir, dass es am besten wäre, damit die Migration zu starten. "Nur" 136 Bereiche, 22.550 Ansichten und 2.500 Bearbeitungen (Statistiken vom Nov 23) und nicht zu viele individuelle Konfigurationen sollten die Umstellung einfach gestalten und einen guten Ausgangspunkt für unseren Umstieg in die Cloud bieten - dachten wir.

Heute, etwa ein halbes Jahr später, blicken wir auf die Migration zurück. Wir reflektieren, was wir daraus gelernt haben und geben Hinweise auf Fragen, von denen wir nun wissen, dass Sie sie Ihren Benutzern stellen sollten - weil wir es nicht getan haben.

Der Plan

Wir sind Anfang 2023 mit der Planung der Migration gestartet. Nach der initialen Entscheidung für den Wechsel zur Cloud und der Erstellung eines groben Projektplans hatten wir bereits einen Infotermin für alle Kolleg:innen veranstaltet und damit den Kommunikationskanal zum Migrationsteam geöffnet. Wir haben geplant, mehrere Testmigrationen durchzuführen, wollten dabei Erfahrungen sammeln und zumindest in die letzten Phasen des Tests mehrere Power-User einbeziehen. Einige kleinere technische Herausforderungen hatten wir bereits berücksichtigt. Außerdem wollten wir unsere Kollegen kontinuierlich über unseren Fortschritt informieren und sie gleich nach der Migration über die Unterschiede zwischen Server und Cloud aufklären.

Die Herausforderungen

Obwohl es in Confluence im Vergleich zu Jira nicht so viel zu konfigurieren gibt, stellte sich heraus, dass Drittanbieter-Apps, die Verwendung von Makros (auch Atlassian-eigene) und Seitenbeschränkungen die Migration dennoch hinreichend verkomplizieren. (Fun Fact: Selbst Confluence-Admins können Seiten nicht sehen, wenn sie eingeschränkt sind. Ist die Seite nur noch für ehemalige Nutzer freigegeben, ist sie im Nirvana verloren.)

Der Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) befand sich zum Zeitpunkt unserer Migration noch mitten in der Entwicklung. Das führte dazu, dass es manchmal mehrere Updates in einer Woche gab - und das leider nicht immer zum Besseren. Zwischen unserem finalen Test und der produktiven Migration gab es durch ein Update (für den CCMA oder Confluence selbst) mehrere kleinere Probleme, die wir zuerst in unserer Migration vermutet hatten. Nach weiteren Tests stellte sich heraus, dass es am Softwarestand lag und noch mehr Zeit ist in die Analyse geflossen, um herauszufinden, ob es sich um Fehler oder Features handelt.

Besonders nach den Benutzertests (oder vielleicht auch erst deswegen) haben wir festgestellt, dass es erhebliche Unterschiede zwischen der Server- und der Cloud-Version gibt, insbesondere im Bereich des Seiten-Editors. Der "neue Editor" ist restriktiver, wenn es um das Verschachteln von Makros geht - eine Funktion, die viele unserer Seiten im Server genutzt haben. Die Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung für Tabellen haben sich nahezu vollständig geändert. Dem Migrations-Team sind viele der Unterschiede nicht sofort aufgefallen, die Benutzer waren jedoch irritiert und vermissten viele Funktionen. Obwohl wir einen umfangreichen Testkatalog hatten, haben wir nicht an alle möglichen Anwendungsfälle und Konstellationen gedacht. Das machte viel "Intensivpflege" nötig und hatte viel Kommunikation mit dem Atlassian-Migration-Support nach der eigentlichen Migration zur Folge.

Was wir daraus gelernt haben

Der grundsätzliche Plan und auch die Einhaltung dessen war gut. Auf der technischen Seite hat viel Trial-and-Error zu guten Ergebnissen in der Migration geführt. Wir würden bei jedem Migrationsvorhaben empfehlen, die Server-Version sowie den Migrationsassistenten aktuell zu halten - der Assistent läuft inzwischen stabiler und bietet nochmal mehr nützliches Features als noch im Sommer vergangenen Jahres.

Insbesondere die frühzeitige Information aller Kolleg:innen und regelmäßige Updates zwischendurch haben dabei geholfen, Feedback zu erhalten und jeden auf die Migration vorzubereiten. Alle wussten ungefähr, welche Änderungen sie zu erwarten hatten und die Details wurden in einer Schulung direkt nach der Migration abgedeckt. Allerdings würden wir rückblickend betrachtet viel früher mehr Kolleg:innen in die Tests und tatsächliche Nutzung der neuen Umgebung einbinden. Unter Berücksichtigung des Ressourceneinsatzes (Zeit, Geld u.ä.) würde eine frühzeitige Einbindung eines größeren Personenkreises detaillierteres Feedback generieren und mehr Test-Szenarien sowie Anwendungsfälle abdecken.

Wir dachten, wir wüssten, wie unsere Kolleg:innen Confluence nutzen - Wie viele Möglichkeiten kann es denn schon geben? Doch es hat sich herausgestellt, dass die Leute natürlich vollkommen zurecht kreativ werden. Unsere Kolleg:innen nach ihren Anwendungsfällen zu fragen und mehr darüber zu erfahren, wie sie Confluence tatsächlich nutzen, hätte es einfacher gemacht, entweder die richtigen Funktionen und Features in der Schulung zu vermitteln oder schon innerhalb des Migrationsprojektes möglicherweise benötigte Apps/Add-Ons zu betrachten.

Außerdem hätte uns etwas mehr Realismus im Bezug auf den Wechsel zur Cloud gut getan. Es gibt Vor- und Nachteile. Wir haben das Ganze sicherlich etwas zu sehr angepriesen und dadurch unrealistische Erwartungen geschaffen, mit denen wir uns jetzt auseinandersetzen müssen. Das zeigt sich unter anderem in einer Umfrage, die wir im November durchgeführt haben. Nur 36% der Befragten denken, dass die Confluence Cloud einen höheren Mehrwert für ihren Arbeitsalltag schafft als der Confluence Server. Für 15% erfüllt Confluence Cloud die Erwartungen hinsichtlich Funktionalität und Leistung nicht. Positiv ausgedrückt sehen es jedoch knapp 70% der Umfrageteilnehmer:innen anders.

Wie es weitergeht

Unabhängig von der Umfrage versuchen wir unsere Versäumnisse bereits nachzuholen. In einem eigenen Slack-Kanal können unsere Kolleg:innen alle Fragen zu Atlassian stellen und das Atlassian-Team postet regelmäßig Tipps & Tricks, Informationen und Neuigkeiten. Die Beiträge werden nach Möglichkeit auf häufig (oder kürzlich) gestellte Fragen abgestimmt, da viele "Probleme" mit den Produkten eher auf fehlendes Wissen als auf fehlende Funktionen zurückzuführen sind. Wir werden unsere Kolleg:innen weiterhin über die Funktionen und Anwendungsfälle der Tools informieren und in Kürze auch intern wieder regelmäßige Schulungen für verschiedene Nutzergruppen anbieten - extern sind diese Schulungen ohnehin bereits im Portfolio.

Der Kommunikationskanal zum Atlassian-Team bleibt offen, um Feedback und Feature-Anfragen erhalten zu können. Unser Ziel ist es, die Atlassian-Produkte zu verbessern, und zwar noch über das hinaus, was Atlassian sowieso mit der regelmäßigen Produktentwicklung tut. Wir bleiben für unsere Kolleg:innen auf dem neusten Stand und informieren uns über Änderungen, damit niemand von größeren Updates überrascht wird - diese stehen schließlich in der Cloud häufig sofort allen Nutzer:innen zur Verfügung.

Für unsere bevorstehende Jira-Migration werden wir unser Testkonzept überdenken und unsere Kolleg:innen noch stärker miteinbeziehen. Außerdem haben wir eine Checkliste für Migrationsprojekte erstellt, an der wir uns orientieren werden. Für die im Intro versprochenen Fragestellungen und Tipps für eine erfolgreiche Migration können Sie unsere Checkliste hier kostenlos downloaden.

Senden Sie das Formular ein und wir schicken Ihnen die Checkliste.

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