vivir®: Prozessmodernisierung im Verwaltungssystem des Versorgungswerks der Apothekerkammer Westfalen-Lippe (VAWL)
Die viadee Lösung vivir® wurde im Januar 2018 nach 16-monatiger Projektlaufzeit erfolgreich bei unserem Kunden VAWL (Versorgungswerk der Apothekerkammer Westfalen-Lippe) produktiv gesetzt. Eine echte Erfolgsgeschichte! 
Ausgangssituation
Das Versorgungswerk der Apothekerkammer Westfalen-Lippe (VAWL) betreut und versorgt derzeit über 6000 aktive Mitglieder sowie über 2000 Rentenempfänger. Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung kamen in den letzten Jahren neue Anforderungen an Funktionalität, Bedienungskomfort und Erweiterbarkeit der IT auf. Diese konnten durch das bestehende Verwaltungssystem zunehmend nicht mehr erfüllt werden. Aufgrund von Abhängigkeiten zur Microsoft Office-Produktfamilie wurde zudem eine Umstellung der technischen Plattform unausweichlich, welche mittelfristig weitere signifikante Investitionen in das bestehende System zur Folge gehabt hätte.Zeitgleich hat das VAWL seine Satzung zum 01.01.2018 geändert, um seinen Mitgliedern trotz der andauernden Niedrigzinsphase die zugesicherte Versorgung gewährleisten zu können. In dem beschlossenen umfangreichen Maßnahmenpaket enthalten ist die Umstellung des bisherigen Rentenanwartschaftsmodells auf ein dynamisiertes Verfahren, das an die aktuelle Entwicklung der gesetzlich vorgegebenen Beitragsbemessungsgrenzen gekoppelt ist. Durch diese Anpassung wird das versicherungsmathematische Modell zur Rentenanwartschaftsberechnung deutlich flexibler, aber in der Konsequenz auch wesentlich komplexer. Diese Umstellung führt zu einem erhöhten Beratungsbedarf bei den Mitgliedern, der mit der bisherigen Excel-basierten Methode durch die Sachbearbeiter/innen des VAWL nicht mehr abzudecken gewesen wäre.
Aufgabenstellung
Vor diesem Hintergrund entschloss sich das VAWL Mitte 2016 dazu, den Auftrag zur Neuentwicklung eines Verwaltungssystems für seine Mitglieder und Rentenempfänger an die viadee Unternehmensberatung zu vergeben.Die Anforderungen an das neue Verwaltungssystem vivir® waren umfangreich
- Stammdatenverwaltung für Mitglieder, Rentenempfänger und weitere Fachobjekte
- Beitragsberechnung und -erhebung für die Mitglieder
- Verwaltung von DRV-Befreiungen für Beschäftigungsverhältnisse
- Berechnung von Rentenanwartschaften für diverse Rentenarten und Fallkonstellationen
- Auszahlung von Rentenbezügen inkl. Abführung von Versicherungsbeiträgen
- Erstellung standardisierter und individueller Anschreiben an Mitglieder und Rentenempfänger
- Verwaltung von fachlichen Freigaben, Aufgaben und Erinnerungen im System
- Flexibles Berechtigungssystem
- Schnittstelle Bankwesen (SEPA-Zahlungsverkehr)
- Schnittstelle zur Buchhaltung
- Schnittstelle gesetzliche Meldeverfahren (DEÜV, ZfA-RebSy, ZMV) unter (Teil-)Automatisierung der Verarbeitung
- Auswertungen, Statistiken und versicherungsmathematische Prognosen
Der Auftragsvergabe ging eine umfangreiche Vorstudie zum Altsystem und den Geschäftsprozessen der Verwaltung des VAWL voran, die eine hinreichend genaue Schätzung der Aufwände und eine Planung der Meilensteine ermöglichte. Aufgrund des Satzungswechsels war die Umstellung vom Altsystem auf das neue Verwaltungssystem ebenso fest terminiert wie auch das zur Verfügung stehende Gesamtbudget.
Die Lösung - agiles Vorgehen in einem klassischen Projektrahmen
Um unter diesen Rahmenbedingungen flexibel auf Anforderungen aus dem laufenden Projektgeschäft reagieren zu können und Gestaltungsspielräume in der Konzeption zu schaffen, wurde für das Projekt eine hybride Vorgehensweise angewandt.
Hybrides Projektmanagement zur Einführung von vivir®
Das gemeinsame Projektteam arbeitete nach der Scrum-Methodik agil und führte regelmäßig Reviews des aktuellen Standes der Anwendung durch, deren Erkenntnisse in die weitere Entwicklung einflossen. Gleichzeitig erfolgte das Controlling mithilfe der Earned Value-Analyse auf Basis der Anwendungsfälle aus der Vorstudie mit einer klassischen Methode, um die Einhaltung des Gesamtbudgets und der Meilensteine frühzeitig realistisch zu überprüfen.
Auf diese Art und Weise konnte flexibel auf Anforderungen und Feedback reagiert werden. Gleichzeitig konnte die Entwicklung des Fortschritts und der Budgeteinhaltung auf Ebene des Gesamtprojektes transparent nachvollzogen und hinreichend sicher prognostiziert werden. Dieses Vorgehen hat sich im Laufe des Projektes bewährt, insbesondere bei der nachträglichen Umsetzung von Anforderungen aufgrund der Satzungsänderung.
Die Mitarbeiter/innen des VAWL wurden eng in die Erarbeitung der fachlichen Konzepte eingebunden, um eine passgenaue Lösung mit möglichst wenigen Iterationen zu erhalten.
Maßgeschneiderte Prozessunterstützung für effizientes Arbeiten
Die in vivir® abgebildeten Geschäftsprozesse sind standardisiert und ermöglichen in Kombination mit dem übergreifenden Bedienungskonzept eine einheitliche Arbeitsweise. In Verbindung mit der integrierten Verwaltung von Aufgaben und Erinnerungen wird die gegenseitige Vertretung und Unterstützung gefördert. Dashboards sorgen zusätzlich für die Bereitstellung der wichtigsten Informationen zu Mitgliedern und Rentenempfängern auf einen Blick.
vivir® unterstützt die Arbeit der Sachbearbeiter/innen durch eine Automatisierung von Prozessschritten, z. B. bei der Verarbeitung der Meldungen der Arbeitgeber im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens. Wo dies nicht möglich oder sinnvoll ist, helfen umfangreiche Validierungen und Vorbelegungen, die Fehlerquote gering zu halten und die Arbeit möglichst effizient zu gestalten. Im Ergebnis konnten die Bearbeitungszeiten für alltägliche Arbeiten deutlich reduziert werden.
Ausgefeilte Rentenberechnung für eine optimale Beratung
Um dem aufkommenden Beratungsbedarf gerecht zu werden, wurden neue Tools zur Unterstützung der Rentenberechnung entwickelt. Diese bilden alle Parameter des versicherungsmathematischen Modells ab und bieten Funktionen zur Berechnung verschiedenster Szenarien. Darunter u. a.- Prognose verschiedener Gehaltsentwicklungen
- Hochrechnung von Beiträgen in der Zusatzversicherung
- Berücksichtigung von Kinderbetreuungszeiten, Versorgungsausgleichen und zwischenzeitlichen Perioden der Berufsunfähigkeit
- Optimierung der persönlichen Rentenplanung
- Suche nach bestmöglichem Zeitpunkt für die vorgezogene Altersrente
- Erreichen eines Mindestrentenbetrages über die Zusatzversicherung
OpenSource-Technologien sorgen für Investitionssicherheit
Die technische Umsetzung erfolgte als Webanwendung auf Basis von Java8 unter Verwendung des Spring-Frameworks im Backend (Batch und Online-Betrieb) und des vaadin-Frameworks im Frontend. Als Anwendungsserver kam der Apache Tomcat zum Einsatz, zur Erstellung von Anschreiben und Ausgaben wurde das Tool JasperReports eingesetzt.
All diese Tools sind als OpenSource-Software verfügbar und bleiben unabhängig von der weiteren Entwicklung der dahinter stehenden Firmen oder der beteiligten Projektpartner kostenlos einsetzbar. Dies sorgt für eine hohe Investitionssicherheit und legt zusammen mit der modularen Architektur den Grundstein für die stetige Erweiterung der Anwendung.
Langfristige Partnerschaft für eine kontinuierliche Weiterentwicklung
vivir® wurde im Januar 2018 nach 16-monatiger Projektlaufzeit erfolgreich produktiv gesetzt. Damit endet die Zusammenarbeit zwischen dem VAWL und der viadee Unternehmensberatung jedoch nicht. Vielmehr setzen beide auf eine langfristige Partnerschaft, welche neben einem schnellen Service mit Ansprechpartnern direkt vor Ort und einer kompetenten Grundwartung die kontinuierliche Weiterentwicklung von vivir® sicherstellt.
Das erste Projekt in diesem Prozess ist die Entwicklung eines eigenständigen Online-Rentenrechners, der den Mitgliedern die Möglichkeit der individuellen Rentenberechnung über das Internet bieten wird.
Feedback
„Mit der agilen Vorgehensweise konnten wir auch auf neue Anforderungen flexibel reagieren. Sogar die umfangreichen Änderungen, die sich aus unserer neuen Satzung ergaben, konnten pünktlich zum geplanten Produktivstart und innerhalb des Budgets umgesetzt werden."Christoph Korte
Geschäftsführer Versicherungsbetrieb und Immobilien, Versorgungswerk der Apothekerkammer Westfalen-Lippe
Short Facts
Zielsetzung
- Entwicklung eines zeitgemäßen Verwaltungssystems
- Effiziente Unterstützung der Geschäftsprozesse
- Modernisierung der Schnittstellen (Bankwesen, Meldeverfahren, Buchhaltung)
- Schaffung einer zukunftsfähigen, sicheren Plattform
- Umsetzung des neuen Satzungsrechts
Rahmenbedingungen
- Ablösung zum Stichtag 31.12.2017
- Datenmigration aus Altsystemen
- Schwankende Datenqualität aus mehreren Altbeständen
- Anbindung bestehender Schnittstellen (SEPA, DASBV, ZfA, ZMV)
- Nahtloser Wechsel zwischen altem und neuem Satzungsrecht
- Minimierung von Herstellerabhängigkeiten
Lösung
- modernes webbasiertes Verwaltungssystem
- modulare, erweiterbare Architektur
- Einsatz von OpenSource-Technologie
- (Teil-)Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Rentenrechner zur individuellen Beratung der Mitglieder
Technologien/Tools
- Spring (Batch, Boot, Core, Data, Web)
- vaadin
- Apache Tomcat
- git + Maven + Jenkins + SonarQube
- JasperReports
Methoden
- agiles Vorgehen in einem klassischen Projektrahmen
- Scrum
- Earned Value-Analyse
Blogbeitrag: 7 Gründe für den Einsatz von vivir®
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