Prozessmodelle ohne Missverständnisse: Konsistente BPMN-Elementbenennung durch vordefinierte Namen

Sind bei Ihnen schon einmal Missverständnisse im Team aufgetreten, die durch unterschiedliche Benennungen der BPMN-Elemente entstanden sind?  

Haben Sie sich bei der Prozessmodellierung jemals gefragt, wie die korrekte Bezeichnung eines Prozessbeteiligten oder einer Datenbank ist und welche es überhaupt im Unternehmen gibt?
Oder wollten Sie schon mal festlegen, welche Namen BPMN-Elementen gegeben werden können?
Damit sind Sie sicherlich nicht allein.
Daher haben wir uns dem Problem angenommen und können mit der Kombination aus dem Managed Data Fields und BPMN Modeler Enterprise Plugin eine Lösung präsentieren, die den oben genannten Herausforderungen Abhilfe leistet.

Anwendungsfall

In einem Unternehmen, das komplexe Geschäftsprozesse in verschiedenen Abteilungen verwaltet, ist die Notwendigkeit für eine einheitliche und klar verständliche Prozessmodellierung offensichtlich geworden.
Die kürzlich durchgeführten Abteilungsumbenennungen sind die Auslöser dieses Vorhabens, so dass jetzt die entsprechenden Lanes für jedes der 500 Diagramme mühsam manuell umbenannt werden müssen.
Außerdem ist bei der Revision der Diagramme aufgefallen, dass Angestellte aus verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Namen und Beschreibungen für BPMN-Elemente verwenden, was zu Kommunikationsproblemen und Missverständnissen führt.

Momentan sorgen Freitexteingaben dafür, dass diese uneinheitlichen Benennungen überhaupt existieren. Die Freitexteingabe kann zweifellos eine äußerst nützliche Funktion darstellen, da sie den Nutzern eine erhebliche Flexibilität bei der Erfassung von Informationen und Daten bietet. Durch die Freitexteingabe können individuelle Anforderungen und spezifische Informationen ohne größere Einschränkungen erfasst werden, was in vielen Fällen äußerst vorteilhaft ist. Allerdings ist es wichtig zu erkennen, dass in bestimmten Kontexten die Verwendung von Freitexteingaben auch Herausforderungen mit sich bringen kann. Eine der Hauptproblematiken besteht darin, dass sie die Konsistenz in der Datenerfassung und -verarbeitung beeinträchtigen kann. So können die bereits genannten Unklarheiten und Missverständnisse auftreten oder aber die Analysemöglichkeiten der Daten eingeschränkt werden.

Aufgrund dieser Probleme sollen für bestimmte Confluence-Bereiche die Freitexteingaben durch eine von Bereichsadministratoren verwaltete Vorauswahl ersetzt werden.
Die in der Vorauswahl auswählbaren Namen sollen an zentraler Stelle von allen Nutzern verwaltet werden. Für die Vorauswahl “Abteilung” können Nutzer jederzeit neue Abteilungen ergänzen, sollte die Abteilung noch nicht hinzugefügt worden sein. Gleichzeitig soll es aber auch möglich sein, den Namen von bestehenden Abteilungen zu ändern.
Die Bereichsadminitratoren legen fest, für welche BPMN-Elementtypen diese Vorauswahl verfügbar ist und Freitexteingaben auf diese Weise deaktiviert werden. So können beispielweise für den Namen des BPMN-Elementtyp “Lane” nur noch Werte ausgewählt werden, die der Vorauswahl “Abteilung” zugeordnet sind.
Das Unternehmen möchte diese Herausforderungen angehen und macht sich dafür die neuen Features des Managed Data Fields und BPMN Modeler Enterprise Plugins zunutze.

Die Lösung im Detail erklärt

In unserem letzten Blogpost wurden bereits die kürzlich eingeführten Feldobjekte vorgestellt, die einem Datenattribut einer Felddefinition hinzugefügt werden können.
Diese Feldobjekte dienen als Grundlage für eine konsistente Elementbenennung
Ein Feldobjekt selbst hat einen Namen und besteht aus genau drei statischen Attributen: Beschreibung, Weblink, und Confluence-Seite. Da die Attribute statisch sind, können wir sichergehen, dass sie nicht verändert werden und in allen Prozessen konsistent verwendet werden.
Über das MDF-Plugin können wir beliebig viele Feldobjekte anlegen, die beispielsweise Unternehmensabteilungen repräsentieren.
Dazu fügen wir zuerst das MDF-Plugin einer Confluence-Seite hinzu. In dem sich öffnenden Popup wählen wir den Felddefinitions-Tab aus und wählen dann “Anlegen” aus.

 

Danach erstellen wir unsere Feldobjekte. In diesem Beispiel ist verdeutlicht, wie das Feldobjekt der IT-Abteilung angelegt wird.

Nachdem wir Feldobjekte für alle Abteilungen erstellt haben, rufen wir den bereits bestehenden “Felddefinitionen verwalten”-Tab auf und wählen “Neue Felddefinition” aus.

Danach geben wir der Felddefinition einen Namen und wählen dann aus dem Attribut-Dropdown “Feldobjektauswahl” aus. Wir fügen diesem Attribut alle zuvor erstellten Feldobjekte hinzu, die die einzelnen Abteilungen repräsentieren. Wir geben dem Ganzen noch eine kurze Beschreibung und bestätigen, dass diese Felddefinition auch im BPMN-Modeler verfügbar sein soll. Anschließend können wir unten die Felddefinition hinzufügen.

Mit dem neuesten Release ist es möglich für bestimmte Confluence-Bereiche die Freitexteingabe für den Namen und die Beschreibung von BPMN-Elementen durch vordefinierte Felddefinitionen zu ersetzen.
Bereichsadministratoren können im Footer einer Seite, die im Lesemodus angezeigt wird, über den Knopf “Bereich konfigurieren” den Eintrag “Apps” auswählen.

 

Anschließend muss zunächst der “BPMN Modeler Enterprise”-Tab ausgewählt und dann zu “Managed Data Fields Zuordnung” navigiert werden. Dort kann über den Knopf “Neue Zuordnung” ein Mapping zwischen einem BPMN-Element-Typen und einer Felddefinition hergestellt werden. Anschließend wird es nicht mehr möglich sein, die Attribute “Name” und “Beschreibung” mit Freitext zu befüllen. Stattdessen werden diese Daten aus aus der Felddefinition bzw. den zugehörigen Feldobjekten geladen.

 

 

Im Anschluss kann der jeweiligen BPMN-Element-Typ ausgewählt werden, für den die Freitextbeschriftung deaktiviert werden soll. Zur Verfügung stehen momentan “Pool”, “Lane”, “Data Store“, und “Data Object”.

Wir möchten die Freitextauswahl für Lane-Namen und -Beschreibungen verbieten und wählen daher “Lane” aus dem Dropdown aus. Als Feldefinition wählen wir unsere Felddefinition “Abteilung” aus, die wir zuvor erstellt haben.
Danach müssen wir nur noch ein Mapping festlegen, also auswählen, aus welchem Attribut des Feldobjekts wir beispielsweise die “Beschreibung” im BPMN-Element extrahieren wollen. Naheliegend sind der Feldobjektname für den Namen eines BPMN-Elements und “Beschreibung” für die “Beschreibung des BPMN-Elements". Allerdings könnte auch der Weblink oder die Confuence-Page des Feldobjekts als “Name” oder “Beschreibung” des BPMN-Elements genutzt werden.
Letztlich können wir auf “Speichern” klicken und die neuen Vorteile nutzen.

Wenn wir nun ein BPMN-Diagramm innerhalb des zuvor konfigurierten Bereichs bearbeiten und eine Lane auswählen, sehen wir rechts im Business-Attributes-Panel, dass es nicht mehr möglich ist, der Lane einen Namen und eine Beschreibung zu geben. Stattdessen sehen wir jetzt eine Instanz der Felddefinition “Abteilung” und können im Dropdown ein entsprechendes Feldobjekt auswählen. An dieser Stelle müssen wir uns jetzt keine Gedanken mehr über die korrekte Benennung der Lane und den vorhandenen Abteilungen machen.
Wir wählen Fachabteilung aus und klicken im Anschluss auf “Erstellen”.

Wir sehen, wie nun die Feldinstanz im Businessattribute-Panel angezeigt wird und auch, dass die Lane im BPMN-Diagramm nun entsprechend benannt wurde.
Natürlich kann über das Bleifstift-Symbol die Feldinstanz bearbeitet werden und auch ein anderes Feldobjekt, das zu der Felddefinition gehört, ausgewählt werden. So könnten wir die IT-, HR-, oder Marketingabteilung auswählen.
Über das Mülltonnensymbol kann die Felddefinition aber auch komplett entfernt werden und im Anschluss eine andere Felddefinition mit ihren eigenen Feldobjekten ausgewählt werden.

 

Man kann sich gut vorstellen, wie auf die Art und Weise Lanes in mehreren hundert Digrammen benannt wurden. Wenn nun die Fachabteilung in Betriebsabteilung umbenannt werden soll, müssen nicht mehr mühsam alle BPMN-Diagramme aufgerufen und angepasst werden, sondern es muss nur noch das Feldobjekt angepasst werden. Dafür rufen wir wieder die Seite der Feldobjektverwaltung auf, suchen in der Liste der Feldobjekte das entsprechende Feldobjekt “Fachabteilung” und bearbeiten es über das Stiftsymbol wie zuvor beschrieben. Sobald das Feldobjekt gespeichert wurde, wird bei allen BPMN-Diagrammen, die dieses Feldobjekt referenzieren, der neue Lane-Name angezeigt.

Entdecken Sie unsere innovative Lösung, die die nahtlose Integration unserer Confluence-Plugins Managed Data Fields und BPMN Modeler Enterprise bietet.
Diese Lösung erlaubt es eine konsistente Benennung von BPMN-Elementen zu etablieren und lästige Missverständnisse zu vermeiden. Gestalten Sie Ihre Prozessmodellierung effizienter und heben Sie die Klarheit und Verständlichkeit Ihrer Prozessmodelle auf ein neues Level!
Weitere Informationen finden Sie in unseren Handbüchern zu [MDF] Field Objects.
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