Wie benutzerfreundlich sind BPMN-Modellierungstools?

Business Process Management, Business Analyse & User Experience

Business Process Model and Notation (BPMN) ist der de-facto Standard für Prozessmodellierung. Viele Modellierungsexpert:innen arbeiten täglich mit solchen Tools. Eine gute Benutzerfreundlichkeit ist also essenziell, um diese Nutzer:innen an ein Modellierungstool zu binden. Anbieter professioneller Software wie BPMN Modellierungstools achten besonders auf funktionelle Vollständigkeit, die Usability ist dabei oft zweitrangig. Die Usability einer Software ist jedoch ein wichtiger Bestandteil der User Experience. Software mit guter Usability wird oft und gerne benutzt. Daher sollte Usability Testing gezielt in den Entwicklungsprozess integriert werden, um nicht nur die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, sondern auch um die Akzeptanz der Software frühzeitig zu evaluieren.

Doch wie steht es um die Usability von BPMN Modellierungstools? Dazu haben wir in einer Studie fünf der bekanntesten und meistgenutzten BPMN Modellierungstools untersucht: Aris Basic, Adonis Community Edition, Camunda Modeler, Signavio Process Manager und den BPMN Modeler Enterprise für Confluence.

Usability wird bei den meisten Untersuchungen jedoch nur anhand subjektiver Aspekte untersucht. Bei unserer Untersuchung hat uns hingegen nicht nur interessiert, welche Usability Probleme es gibt, sondern auch, wie sich diese auf die Performance und die Zufriedenheit der Nutzer:innen auswirken.

Herangehensweise: Eine Fallstudie mit angeschlossenem Interview

Um die Usability untersuchen zu können, müssen wir erst einmal klären, was die Usability überhaupt ist. Usability ist in ISO-9241-11 als das “Ausmaß, in dem ein System, Produkt oder eine Dienstleistung von bestimmten Benutzer:innen verwendet werden kann, um bestimmte Ziele in einem bestimmten Nutzungskontext effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen” definiert. Daher haben wir als Performance-Metriken Effizienz, Effektivität und User Satisfaction ausgewählt.

Effizienz: Wird bestimmt durch die relativ benötigte Zeit bei Erfolg einer Aufgabe.
Effektivität: Wird bestimmt durch die Anwendung von Indikatoren, welche Auskunft darüber geben, in welchen Bereichen des Modellierungstools wiederholt Modellierungsfehler auftraten.
User Satisfaction: Wird bestimmt mittels der System Usability Scale, welche ein erprobtes Mittel zu Erhebung der Zufriedenheit ist.

Die Modellierungsexpert:innen führten die Fallstudie bei jeweils einem Tool durch. Deren Durchführung erfolgte in zwei Teilen: eine Modellierungsaufgabe und darauf aufbauende, funktionsspezifische Aufgaben. Dies diente dazu sowohl die allgemeine Modellierungsperformance als auch die unterschiedlichen technischen Implementierungen und Besonderheiten der einzelnen Modellierungstools bewerten zu können. Darauf folgte ein Interview mit den jeweiligen Teilnehmer:innen und die quantitative Erhebung der Zufriedenheit mittels der System Usability Scale.

Danach wurden die Probleme identifiziert, mittels Coding in Problemkategorien zusammengefasst und mit den quantitativen Ergebnissen verglichen.

Ergebnis: Vergleichbare Modellierungsperformance, unterschiedliche Zufriedenheit mit der Usability

Obwohl die technischen Ansätze zum Teil voneinander abwichen, zeigten die Standard-BPMN-Modellierungsfunktionen in allen getesteten Tools eine ähnliche Umsetzung. Dies resultierte in einer vergleichbaren Effizienz. Mehr Unterschiede gab es schon bei der Effektivität der untersuchten Modellierungstools. Wiederkehrende Modellierungsfehler traten vor allem bei der Interaktion komplexer Funktionen mit BPMN Elementen auf. Aber auch Funktionen, die anders funktionieren als die Funktionen des gewohnten Tools, führten zu Fehlern. Bei der Zufriedenheit der Tools spielten vor allem UI Aspekte eine große Rolle und Funktionen, deren technische Umsetzung Frust bei den Teilnehmer:innen der Fallstudie hervorriefen.

Wem Effizienz und Effektivität wichtig sind lassen sich der viadee BPMN Modeler für Confluence, aber auch Signavio oder der Camunda Modeler empfehlen.
Hier schneiden Aris Basic und Adonis Community Edition weniger gut ab. Beide Tools haben eine sehr hohe absolute Anzahl an Modellierungsfehlern. Auch die User Satisfaction war niedriger als bei den obigen drei Tools. Dies lag vor allem daran, dass die meistbenutzten Funktionen komplizierter zu benutzen waren (z.B. durch häufigen Gebrauch von Pop-Up Fenstern) als bei den höher bewerteten Tools oder auch durch Performance Probleme.
Die Untersuchungen haben außerdem ergeben, dass der BPMN Modeler für Confluence sowie Signavio mit gezielten Nachbesserungen auch in der User Satisfaction zum Camunda Modeler aufschließen können. Z.B. können einige Icons klarer sein oder Informationsüberladung vermieden werden.

BPM - Handeln

Was lernen wir daraus?

Usability ist auch bei professionellen Tools, wie Apps für BPMN Modellierung, wesentlich. Eine bessere Usability erhöht die Akzeptanz der Nutzer:innen und kann für eine Kostensenkung beim App-Anbieter sorgen, z.B. durch weniger Supportanfragen. Jedoch wirken sich die Herausforderungen in der Usability von BPMN Modellierungstools unterschiedlich auf die Performance und auf die Zufriedenheit aus. Daher sollte man in den Bereichen anfangen, wo man mit wenig Aufwand große Verbesserungen der Usability hervorrufen kann (z.B. durch klare und einheitliche Icons und Buttons sowie selbsterklärende Funktionalitäten). Die viadee ist hier ganz vorne mit dabei! Mit dem BPMN Modeler for Confluence hat die viadee ein erprobtes Prozessmodellierungstool entwickelt. Nun wird dessen Usability ein neuer Stellenwert zugeordnet. Die in der Fallstudie gefundenen Ergebnisse werden dazu beitragen, in kommenden Entwicklungszyklen ein intuitiveres und nutzerfreundlicheres Modellierungserlebnis zu ermöglichen. Stay tuned, wir freuen uns!

Der Autor

Marvin Hiltner ist seit 2024 im Atlassian Apps Development Team der viadee tätig. Er beschäftigt sich mit TypeScript- und Java-Entwicklung mit besonderen Fokus auf UI/UX-Themen.