Wie wir unsere Kultur remote erleben & Events online veranstalten

Die Pandemie verändert unseren beruflichen Alltag. Wir wollen dauerhaft belastbare Strukturen schaffen, um den offenen Austausch zwischen unseren Kolleg:innen aufrechtzuerhalten. Unsere Erfahrungen mit der ersten internen Großveranstaltung, die remote stattfinden musste, zeigen, wie das gelingt.

Der halbjährliche InfoTag erstmals remote

Der Titel des Events lässt es vermuten. Der Anlass des Infotags ist die Informationsvermittlung mit der Möglichkeit, Rückfragen aus der Belegschaft gezielt zu beantworten und Themen offen zu besprechen. Als eine von vielen internen Veranstaltungen ist er eigentlich eine Gelegenheit, die Menschen über ihre berufliche Tätigkeit hinaus zusammenzubringen. In der Planung und Durchführung von internen Präsenzveranstaltungen sind wir routiniert, denn wir wissen, worauf es uns ankommt: das Gemeinschaftsgefühl, das Mitreden und Gehörtwerden.

Unter Wahrung des Infektionsschutzes konnte unser Infotag am 5. Juni 2020 nicht wie gewohnt ausgerichtet werden, sondern musste remote stattfinden. Nun galt es also, für die Online-Teilnahme von rund 160 Kolleg:innen das passende technische Setting zu entwickeln. Vor allem war und ist die Corona-Pandemie allerdings eine Herausforderung für unsere Unternehmenskultur: Sie erschwert uns, miteinander in Kontakt zu kommen und im Austausch zu bleiben. Zentral war für uns daher, die Gemeinschaftsaspekte interner Veranstaltungen bestmöglich nachzuempfinden. Eine gewisse Skepsis bleibt da nicht aus und wurde von Vorstandsmitglied Dr. Volker Oshege bereits im Vorfeld des Infotages 2020 aufgefangen.

"Wir haben alle nicht vergessen, dass es der viadee Kern ist und bleibt, wie wir im Sinne unserer Werte & Kultur miteinander umgehen. Das 'Drumherum' ist variabel und den Gegebenheiten anzupassen, die Zeit und äußere Veränderungen mit sich bringen. So gestalten wir erstmals den Infotag getrennt voneinander. Umso wichtiger ist es, nicht den Abstand zwischen uns zu fokussieren, sondern die Chancen auf eine Verbindung wahrzunehmen."

Unsere Erfahrungen mit der ersten internen Großveranstaltung, die remote stattfinden musste, wollen wir teilen. Welche Herausforderungen gab es und wie sind wir ihnen begegnet? Mit 160 Kolleg:innen in eine simultane Teams- und Slack-Besprechung – geht das wirklich? Neben den organisatorischen Hürden möchten wir am Beispiel des Infotages insbesondere beleuchten, wie wir unsere Werte auch in unsicheren Zeiten leben und erlebbar machen!

Der viadee Infotag 2020

Mit 160 Kolleg:innen in eine Teams-Besprechung – geht das?

Als Moderationsduo waren wir (Lena Heidemann und Björn Meschede) auch mit technischen und organisatorischen Vorbereitungen betraut. Im Austausch mit unserer Geschäftsleitung entwickelten wir ein Gesamtkonzept, das neben der Informationsvermittlung vor allem das Gemeinschaftsgefühl erlebbar, das Mitreden und Gehörtwerden authentisch möglich machte.

Am Anfang stand die Wahl eines Videokonferenztools: Die Corona-Pandemie hat diesen Tools weltweit einen ungeahnten Schub in Popularität und Nutzen beschert. Auch in der viadee existiert ein breites Angebot dieser Tools, darunter Microsoft Teams, Skype, Slack und zoom. Da wir für die Durchführung des Infotages Breakout-Sessions und Webinar-Funktionalitäten nicht zwingend benötigten, fiel die Wahl aufgrund des hohen Verbreitungsgrades auf Microsoft Teams. Über die gesamte Dauer der Veranstaltung, immerhin 240 Minuten, bot Microsoft Teams die notwendige Stabilität. Die Übertragung von Videos lief für eine große Mehrheit der Teilnehmer:innen flüssig. Das geplante wie spontane Zuschalten von Kolleg:innen in Bild und Ton erfolgte problemlos.

Unser Raum-Setup gestaltete sich wie folgt: Mittels einer zweiten USB-Kamera und eines großen Monitors im Raum streamten wir die Vorträge unserer Geschäftsleitung wie Konferenzvorträge (mit parallel geteilten Folien). So konnten unsere Referent:innen sich wie gewohnt verhalten und waren für die Kolleg:innen „in Bewegung“. Es ähnelte einer normalen Infoveranstaltung. Die Moderation hatte ein eigenes „Studio“, von dem aus sowohl gesprochen als auch die Slack-Channel moderiert werden konnten. Und „hinter den Kulissen“ ließen sich die Abstandsregeln für die Geschäftsleitung und die Moderator:innen aufgeteilt auf mehrere ausreichend große Besprechungsräume problemlos einhalten. Bilder finden sich in der Galerie am Ende des Beitrags.

Ein zentraler Anlass des Infotages ist, wichtige Informationen zur Unternehmensentwicklung, zu organisatorischen Veränderungen usw. für die Belegschaft zugänglich zu machen. Unserer Geschäftsleitung – Heiner Riemann, Frank Weymerich, Dr. Volker Oshege, Rita Helter und Frido Budde – war es wichtig, dass alle Kolleg:innen ihre Anmerkungen sowie Fragen platzieren und sie wiederum gezielt darauf eingehen können. Die Handheben-Funktion von Teams ist praktisch, bei 160 teilnehmenden Kolleg:innen allerdings kein adäquates Mittel, um Fragen und Wortmeldungen strukturiert entgegenzunehmen. Wir setzten auf Live-Kommunikation via Slack und in einem eigenen #infotag2020 Channel. Denn Slack bietet allerhand nützliche Funktionen:

• 'An Channel pinnen' dient dazu, wichtige Nachrichten und Fragen festzuheften und hervorzuheben. Sie sind schnell auffindbar und chronologisch sortiert. Die Orientierung wird für die Moderation und die Teilnehmer:innen erleichtert. Mit dieser Funktion markierten wir als Moderation Fragen zu den Vorträgen.
• Mit 'Thread starten' werden Antworten einer Ursprungsnachricht direkt zugeordnet. So entstehen nachvollziehbare Chatverläufe, die insbesondere bei starkem Nachrichtenaufkommen und viel Interaktion für Ordnung und Übersichtlichkeit sorgen. Das erforderte anfangs noch etwas mehr Moderation („Leute, Threads!“), funktionierte aber sehr schnell reibungslos.
• 'Reaktionen auf Nachrichten' können Emojis, Bilder und Gifs sein. Sie transportieren Emotionen und machen somit die Stimmung der Teilnehmer:innen sichtbar. So lassen sich kurzfristig Stimmungsbilder absehen. Mit integrierten Umfragetools wie Polly können bei Bedarf auch Abstimmungen vorgenommen werden.

Als Präsenzveranstaltung ist der Infotag stets auch eine Gelegenheit, mit Kolleg:innen ins Gespräch zu kommen, die in anderen Kundenprojekten tätig sind oder in der jeweils anderen Geschäftsstelle arbeiten. Es entstehen zufällige Grüppchen und spontane Gespräche in den Pausen und vor allem während des Ausklangs nach dem offiziellen Teil. Diesen lockeren Austausch auch virtuell herzustellen, ist eine Herausforderung. Wir entschieden uns dazu, die Kolleg:innen mit mehreren parallelen Slack Calls zusammenzubringen. Überwiegend ging diese Idee auf, in mehreren Calls wurde noch weit über das offizielle Ende des Events hinaus geklönt und so manche:r schaute in mehreren Calls vorbei. Aus den freiwilligen Rückmeldungen zum Event wissen wir, dass leider nicht alle Kolleg:innen mit dem technischen Ersatz und dem Toolwechsel warm wurden – teilweise aufgrund fehlender Routine im Umgang mit Slack. Mit umfassenderen Hinweisen zum Tooling wollen wir dieser Hürde zukünftig begegnen.

Kleine Geschenke erhalten die Gemeinschaft

Aus Erfahrung wissen wir: Eine gute Präsenzveranstaltung steht und fällt auch mit dem gastronomischen Angebot. Natürlich konnten wir das hervorragende Buffet unserer üblichen Event Location nicht ins Home Office liefern lassen. Für das leibliche Wohl aller wollten wir dennoch sorgen. Unter dem Motto "Von Euch für Euch" stellten wir ein Care-Paket zusammen. Ein ähnliches Paket war bereits zu Ostern sehr gut bei den Kolleg:innen angekommen.

Das Highlight war eine Flasche selbstgebrauten viadee Biers. In der Belegschaft gibt es einige Hobby-Brauer, die in ihrer Freizeit eigens für die Kolleg:innen obergäriges Holgers Pale Ale, hopfenbetontes Single Hop Ale Citra und mildes Rasenmäher Lager kreierten. Die Mission "kein gewöhnliches Pils zu brauen, sondern etwas Besonderes", ist erfüllt worden! Popcorn, salzige Snacks und Schokolade wurden als Verpflegung ebenso nach Hause geliefert. Bei einigen gab es zusätzlich selbstgemachte Gemüsechips sowie geröstete Kichererbsen. Denn eine Kollegin regte mit foodblog-tauglichen How-to-Videos und Rezeptkarten erfolgreich dazu an, sich mit kleinen Vorbereitungen kulinarisch auf das Event einzustimmen.

Als das Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung zur Pflicht wurde, boten ein paar Kolleg:innen von Hand genähte Masken in unserem Slack Channel #maske-auf an. Die Nachfrage war groß und besondere Motive schnell vergriffen. So wurde kurzerhand beschlossen, für jede:n viadeeler:in eine selbstgenähte Maske zu beschaffen. Auch die Behelfsmasken fanden als Geschenk einen Platz im Care-Paket. Als zusätzliche Wertschätzung für das Engagement der Kolleg:innen und für bleibende Erinnerungen sind die einzelnen Geschichten hinter dem Care-Paket im Wiki der viadee nachzulesen und mit Fotos dokumentiert.

"Von Euch für Euch" bedeutet, auch die schönen Momente dieser ungewissen Zeit miteinander zu teilen. Was wir sonst in der Teeküche oder beim Mittagessen berichten, kommt remote seltener zur Sprache. Eine starke Gemeinschaft macht die viadee Kultur aus und entsteht auch dadurch, dass wir uns – über den beruflichen Kontext hinaus – als Individuen schätzen und aufgeschlossen sind. Viele folgten daher dem Aufruf, eigene Schnappschüsse, kurze Videos oder Audiodateien zu schicken, die dann zu einem vier-minütigen Video zusammengeschnitten wurden. Zudem lief in der großen Pause eine Diashow mit Fotos aus 25 Jahren viadee Geschichte. Zur emotionalen Einstimmung auf den zweiten Teil der Veranstaltung, der sich um die Zukunft der viadee drehte, waren diese kleinen privaten Einblicke und Erinnerungen an gemeinsame Erlebnisse genau richtig.

Auf den Infotag 2020 folgte viel positive Resonanz, die Kolleg:innen schätzten die Interaktivität und die verbindenden Elemente des Programms. Und nun? Unabhängig davon, wie viel Freude uns diese Veranstaltungen bereiten, darf eines nicht vergessen werden: Um Unternehmenskultur zu erhalten und weiterzuentwickeln, reichen einzelne Veranstaltungen nicht aus. Denn sichtbar und erlebbar wird sie insbesondere durch Verhaltensweisen und Entscheidungen – im beruflichen Alltag, jeden Tag.

kultur digital erlebbar machen

Ansprechbar bleiben: mit Mundschutz und offenen Türen

Aus Erfahrung wissen wir, dass Zusammenarbeit dann gelingt, wenn wir uns aufgeschlossen gegenüberstehen. Daher liegt uns viel daran, eine Atmosphäre zu schaffen, in der unsere Kolleg:innen sich selbst zeigen und mitteilen können. Konkret bedeutet das, offene Türen und Ohren füreinander zu haben und stets ansprechbar zu bleiben.

Wenn von heute auf morgen 90 Prozent der Belegschaft im Homeoffice tätig sind, ist es mit den offenen Türen so eine Sache. Wenngleich sich an der prinzipiellen Ansprechbarkeit aller Beteiligten nichts geändert hat, sie und ihre geöffneten Türen sind plötzlich nicht mehr sichtbar bzw. nur noch virtuell. Zufällige Begegnungen und ungezwungene Gespräche in der Teeküche, die dabei helfen, die Stimmung im Unternehmen wahrzunehmen, fehlen.

Strukturen und Kommunikationswege, die wir über die Jahre hinweg entwickelt haben, kommen uns heute besonders zugute. Stellen sich Fragen zur Kunden- bzw. Projektsituation, sind die Leiter:innen die ersten Ansprechpersonen. Zudem sind die jeweiligen Personalvorgesetzten für uns da, wenn es Gesprächsbedarf zu individuellen Rahmenbedingungen in der aktuell besonderen Lage, zu erforderlichen Ausbildungsmaßnahmen oder Ähnlichem gibt. Für Themen, die jemand nicht mit ihnen besprechen möchte, sind die von der Belegschaft gewählten Vertrauenspersonen da. Für uns selbstverständlich: Auch die fünfköpfige Geschäftsleitung ist ohne Umwege ansprechbar – auch über digitale Kanäle. Unsere aufrichtig gelebte Duz-Kultur unterstreicht diesen Anspruch.

"Uns allen fehlt der tägliche direkte Kontakt und der ungezwungene persönliche Austausch in unseren Geschäftsstellen und in gemeinsamen Veranstaltungen sehr – das lässt sich leider durch nichts wirklich ersetzen. Was wir aber trotz der aktuell eingeschränkten Möglichkeiten unbedingt erhalten müssen, ist die Gewissheit, dass immer jemand in der viadee ansprechbar ist. Egal, ob man nur mal über Privates klönen möchte oder ob es Herausforderungen gibt, die man nicht alleine lösen kann: Es gibt nach wie vor viele verlässliche Wege in der viadee, miteinander in Kontakt zu treten und sich auszutauschen." – Rita Helter, Leiterin Personal

 

Bleibt alles anders? Eine offene Unternehmenskultur in unsicheren Zeiten

Unabhängig davon, ob wir technisch, fachlich oder organisatorisch beraten – unsere Beratung hat immer die Menschen im Fokus. Das beinhaltet zuzuhören, nachzufragen und schließlich Lösungen zu finden, die zu denjenigen passen, die sie umsetzen und nutzen. Das bedeutet oft auch, nicht mit einer Blaupause aufzuschlagen, sondern die Lösungsfindung als gemeinsamen Prozess zu verstehen. Prozesskommunikation ist ein Mittel, die Zusammenarbeit von Menschen zu verbessern sowie Vertrauen in solchen Kontexten herzustellen.

"Auf den Menschen ausgerichtete, konstruktive Zusammenarbeit ist der Erfolgsfaktor, um unser Knowhow – methodisch, fachlich und technisch – überhaupt in Kundenprojekten anwenden zu können. Unsere besondere Art der Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten, ist unser erklärtes Ziel." – Dr. Volker Oshege

Wenn wir Lösungsoptionen entwickeln, gehen wir bei aller Expertise und Erfahrung immer noch fragend voran: Wir können uns während des Prozesses noch nicht sicher sein, was das exakte Ergebnis sein wird und ob wir bereits auf dem exakt passenden Weg dorthin sind. Je komplexer die Problemstellung, desto häufiger fahren wir auch „auf Sicht“. Unsere Dienstleistungen und Seminarangebote haben wir auf die neue Situation ausgerichtet, um weiterhin exzellente Beratung für unsere Kundschaft zu gewährleisten.

Genau das erfordert auch die Corona-Pandemie mit all ihren Unwägbarkeiten von den Mitarbeiter:innen und dem Management der viadee. Wie sich die Pandemie in den nächsten Wochen oder Monaten entwickelt, welche Auswirkungen sie auf unser politisches, soziales und wirtschaftliches System haben wird und wie unsere Kunden davon betroffen sein werden, kann niemand abschätzen.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, regelmäßig über organisatorische Veränderungen, unternehmerische Entscheidungen und Prozesse zu informieren. Der Infotag ist natürlich nicht die einzige Gelegenheit, bei der die Geschäftsleitung uns Rede und Antwort steht. So wurden wöchentliche „Ask Me Anything“-Sessions eingeführt, in denen Rita, Heiner, Frank, Frido und Volker Fragen aus der Belegschaft beantworten. Die Termine sind für alle Mitarbeiter:innen zugänglich und setzen auf die freiwillige Teilnahme nach individuellem Bedarf. Moderiert werden sie von unseren Vertrauenspersonen, die bei Bedarf auch stellvertretend anonym Fragen stellen.

Zudem beginnen wir, unsere Geschäftsstellen langsam wieder mit Leben zu füllen. Die Mitarbeiter:innen können wieder ins Büro kommen, wenn sie es möchten. Die Anwesenheit in den Geschäftsstellen ist absolut freiwillig und das Angebot unter Wahrung der Sicherheitsvorkehrungen zu sehen. Mit einem Buchungssystem für die Büros und speziellen Regelungen für die Nutzung der Gemeinschaftsräume schaffen wir infektionsschutzkonforme Möglichkeiten, die bewährten Strukturen der viadee zu nutzen und Kolleg:innen wieder zu sehen. Das schafft Abwechslung, hilft, Orientierung zu finden und bringt ein wenig Austausch zurück.

"Die Telefon- und Videokonferenzen funktionieren so lange gut, bis unsere Reserve an persönlichem Kontakt, Gemeinschaft und Gemeinsamkeit aufgebraucht sind. Um diese viadee Reserven wieder aufzufüllen, schaffen wir – selbstredend unter Wahrung des Infektionsschutzes – konkrete Anlässe, damit die Kolleg:innen wieder für einzelne Tage in die Geschäftsstellen kommen können, wenn sie es wünschen." – Dr. Frido Budde, Leiter Forschung & Entwicklung

Mit einem gemeinsamen Frühstück für eine begrenzte Anzahl an Personen versuchen wir, einen angemessenen Rahmen für Austausch und Vernetzung zu schaffen. Unsere Freitagsvorträge erleben eine Renaissance. Sie sind ein beliebtes Format, in dem Themen aus Forschung & Entwicklung vorgestellt und diskutiert werden. Es geht um Wissensvermittlung und darum, Einblicke in andere Bereiche zu schaffen. Das ist auch bei einer Hybrid-Veranstaltung möglich: mit begrenzten Plätzen vor Ort und einem Livestream für alle, die zu Hause bleiben wollen oder müssen. Die Events werden 14-tägig im Wechsel ausgerichtet, sodass nicht beide Veranstaltungen mit unterschiedlichen Teilnehmer:innen innerhalb einer Woche stattfinden. Die Teilnahme an den zusätzlichen Angeboten ist ebenfalls freiwillig!

Auch wenn wir alle hoffen, die nächste Infoveranstaltung wieder physisch-gemeinsam verbringen zu können, schaffen wir somit dauerhaft belastbare Strukturen, um die Kommunikation und den Austausch zwischen unseren Kolleg:innen und damit auch unsere einzigartige viadee Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten. Ein fortlaufender (Lern- und Veränderungs-)Prozess, über den wir weiter berichten werden.