Timeboxen - Meetings inhaltlich und zeitlich fokussieren

Fünf Tipps, wie man Timeboxen effektiv einsetzen kann, um in Meetings mehr zu erreichen.

Timeboxen sind die Idee, dass man dem Versuch, eines oder mehrere Ziele zu erreichen, eine zeitliche Obergrenze setzt. Die zugrundeliegende Hoffnung ist, mit dem externen Trigger Timebox die Meetingkultur so zu beeinflussen, dass man die vorhandene Zeit mit möglichst viel Erkenntnisgewinn und Ergebniserzeugung und möglichst wenig Wiederholung und Vom-Thema-Abschweifen verbringt.

Richtig eingesetzt haben Timeboxen einen befreienden Effekt auf die Teilnehmenden eines Meetings. Sie führen zu mehr Fokussierung, was die Inhalte, und zu mehr Verlässlichkeit, was die Dauer angeht. Wenn die Teilnehmenden nicht abgelenkt sind, steigt zumeist sogar die Zahl der Ergebnisse bei gleichbleibender oder gar steigender Qualität. Die folgenden 5 Tipps helfen, Timeboxen effektiv einzusetzen:

Tipp 1 - Größe der Timebox passend wählen

"Ihr habt jetzt 17 Sekunden Zeit, um jeweils drei Höhepunkte und Tiefpunkte aus dem letzten Sprint aufzuschreiben. Zeit läuft ab .... jetzt." Etwa 20 Sekunden später schauen sieben verdutzte Teammitglieder den übereifrigen Scrum-Master an. Vor ihnen liegen leere Klebezettel.

Natürlich hängt die Größe der Timebox von der Aufgabe ab. Als Zeitgeber muss man sich also im Klaren darüber sein, womit sich die Teilnehmenden eigentlich gerade beschäftigen.

Die Komplexität der Aufgabe spielt eine Rolle: Werden Informationen aus dem Gedächtnis abgerufen, darf die Timebox knackig kurz sein. Müssen die Teilnehmenden gemeinsam eine komplexe Sache diskutieren oder sollen sie neue Erkenntnisse gewinnen, braucht es mehr Zeit.

Ist das Thema besonders brisant? Vielleicht sollte man lieber zwei kurze als eine lange Timebox verwenden, um die Chance zu gewinnen, die Redekultur und den Erkenntnisgewinn zu überprüfen.

Tipp 2 - Fokus sicherstellen

Timeboxen sind nur dann nützlich, wenn man sich in der laufenden Zeit mit dem Ziel beschäftigt, das am Ende der Timebox erreicht werden soll. In einem intensiven Dialog kann es vorkommen, dass das aktuelle Ziel gemeinschaftlich aus den Augen gerät und sich ein neues Thema einschleicht. Als Moderator/in reicht ein kurzes "Seid ihr noch beim Thema?", um dem Team die Chance zu geben, den Kurs zu korrigieren.

Entscheiden alle zusammen, dass das Ziel gewechselt werden soll, muss klar sein, dass hiermit die laufende Timebox obsolet geworden ist.

Tipp 3 - Timebox sichtbar machen

Eine Timebox bedeutet immer eine externe Störung - eine gewollte Störung, aber dennoch eine Störung. Die Timebox ist aber nicht nur ein lauter Alarm, der alle Teilnehmenden überrascht. Sie kann auch Orientierung geben, wenn man ihr Fortschreiten unaufdringlich beobachten kann. Erste Wahl sind Timer, die optisch veranschaulichen, wie viel Zeit noch übrig ist - z. B. mit immer kleiner werdenden "Kuchenstücken". Ebenfalls valide sind "Ampeltimer", die aber relativ umständlich zu bedienen sind und nur drei Abstufungen darstellen können (grün, gelb, rot). Immer noch besser als nichts ist der Countdown, der sekundenweise Richtung Null tickt. Und wenn es ganz schlimm kommt, geht auch mal ein "Ihr habt jetzt noch 5 Minuten Zeit."

Je weniger invasiv das Voranschreiten und je schneller zu erfassen der aktuelle Stand der Timebox, desto besser.

Tipp 4 - Verlässlichkeit schaffen

"Ich habe um 16:30 Uhr Plätzchen-backen in der Kita. Spätestens um 16:00 möchte ich das Haus verlassen." Absprachen dieser Art zuverlässig einhalten zu können, gehört zu einem gesunden Ausgleich zwischen Privat- und Berufsleben dazu. Sie sind ein Stück Lebensqualität.

Eine Timebox ist nicht nur eine Forderung ("Wir verwenden jetzt und hier maximal so viel Zeit auf die Erreichung dieses Ziels."), sondern auch ein Versprechen: Der Hüter der Timebox verspricht, sich um die Nachbereitung zu kümmern: Aufgaben werden nachgehalten, Erkenntnisse ggf. dokumentiert, aufgeschobene Themen kommen später wieder zur Sprache. Soll eine Timebox verlängert werden - was durchaus in Ordnung ist - muss das einstimmig geschehen. Passieren Verlängerungen regelmäßig, sollte man überprüfen, woran das liegt - Verlässlichkeit herrscht dann nicht mehr vor. Grundsätzlich müssen sich alle Teilnehmenden auf die Timebox verlassen können.

Tipp 5 - Timebox weglassen

Timeboxen haben immer ein beschränkendes Element. Nicht immer ist es notwendig, Zeit zu beschränken - manchmal ist es sogar kontraproduktiv. In den folgenden Situationen bleibt der Timer lieber aus:

Persönliche oder sensible Aspekte: Wird beispielsweise ein Team-Kodex erstellt, sollte jedes Teammitglied zunächst alle Werte äußern, die ihm oder ihr wichtig sind. Eine Beschränkung kann hier zu mangelnder Identifikation mit dem Kodex führen.
Kleinstaufgaben: Wenn von vornherein klar ist, dass alle weniger als zwei Minuten brauchen, um die Aufgabe zu erfüllen, muss keine Timebox gesetzt werden. Sie stört dann eher und wirkt bürokratisch. Soll z. B. jedes Teammitglied einen positiven Aspekt aus dem letzten Sprint aufschreiben, muss keine Timebox gesetzt werden.
Kreativität: Wenn es um Kreativität geht, ist Zeitdruck kontraproduktiv. Nichts ist schlimmer, als wenn man kurz vorm "Heureka-Moment" steht und der Alarm fängt an zu piepen. Anstatt harte Grenzen einzuführen, sollten Moderator/innen lieber mit Fingerspitzengefühl agieren und eine mögliche Kreativitätsblockade sanft abmoderieren und das Treffen vertagen.


Die fünf Tipps sollen als Leitplanken für den erfolgreichen Einsatz von Timeboxen für Moderatorinnen und Moderatoren sowie Scrum Master dienen. Probieren Sie sie einfach im nächsten Meeting einmal aus.

Wir haben noch ein ansprechendes Download für Sie zusammengestellt: Zur einfachen Übersicht und als Erinnerung für den Schreibtisch gibt es eine Infografik, mit der man die fünf Tipps gesammelt im Blick hat. Viel Spaß damit!