Team CheckUp – Remote-Arbeit erfolgreich gestalten

Die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams ist definiert durch gelebte Strukturen und Prozesse. Mit einem regelmäßigen Team CheckUp können diese analysiert und  optimiert werden.

Im Jahr 2020 haben viele Arbeitnehmer:innen erleben müssen, wie die Corona-Pandemie die Zusammenarbeit in ihren Teams weitgehend auf den Kopf gestellt hat. Kolleg:innen, die sich vorher noch ein Büro geteilt haben oder zumindest dasselbe Gebäude, mussten schlagartig ihre Arbeit remote miteinander organisieren. Ein ungezwungener spontaner Austausch, z. B. durch eine zufällige Begegnung in der Kaffeeküche, ist nicht mehr gegeben.

Auf einmal wurde deutlich: Es gab gelebte informelle Prozesse, die die Zusammenarbeit im Team gefördert haben, die nun fehlen.

Wie erfahre ich, ob mein:e Teamkolleg:in vielleicht Hilfe braucht? Wie geht es meinen Kolleg:innen gerade privat? Wie lerne ich neue Kolleg:innen kennen? Vieles, was sich sonst "nebenbei" ergab, ist nun mit Aufwand verbunden.

Genauso gibt es sicherlich auch den gegenteiligen Fall: Einzelne Teammitglieder werden produktiver, weil einschränkende Strukturen wegfallen.

Disruptionen wie die Pandemie zeigen auf, dass es Sinn ergibt, die internen Gegebenheiten in einem Team in regelmäßigen Abständen zu betrachten. Es ist eine Investition in das Team, um störende Faktoren zu identifizieren und Handlungsmöglichkeiten zu erkennen, um so eine bessere Team-Zusammenarbeit zu erzielen.  

Eine Möglichkeit dazu, ist ein Team CheckUp.

Team CheckUp – wie funktioniert's?

Der Team CheckUp folgt einer erprobten Methodik und ist begleitet von einer professionellen Moderation. Hierfür sind keine Vorerfahrungen notwendig.

Das Motto ist dabei: Hilfe zur Selbsthilfe!

In einem 2-stündigen Termin wird in erster Linie Klarheit über den Ist-Zustand geschaffen. Es wird unter anderem geschaut auf

• die Situation der einzelnen Team-Mitglieder
  Hindert sie aktuell etwas daran produktiv zu arbeiten? Was hilft ihnen, erfolgreich zu arbeiten?
  
• das Team als Einheit
  Was gibt es beispielsweile für Formate zur Unterstützung des Team-Zusammenhalts?
• die übergeordnete Arbeitsorganisation: Welche Rahmenbedingungen, Methoden und Tools sind gegeben, um sich im Team zu organisieren?

Aus der Aufnahme des Ist-Zustandes identifiziert das Team im Termin gemeinsam konkrete Maßnahmen, die im Anschluss durch die Mitglieder weitergetragen und umgesetzt werden.

Maßnahmen könnten zum Beispiel die Festlegung von regelmäßigen Terminen zur Synchronisierung der Arbeitsfortschritte sein, klare strukturelle Vorgaben zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen über Mentoring oder ein "Buddy-Programm".

Nach mehreren Wochen erfolgt dann ein CheckIn-Termin von ca. einer Stunde, um zu überprüfen, welche Maßnahmen erfolgreich umgesetzt werden konnten und ob es Probleme oder weiteren Handlungsbedarf gibt. Hierbei wird nochmal definiert, was konkrete nächste Schritte sein könnten.

So entsteht ein kontinuierlicher Prozess, der dem Team hilft, sich und die eigene Arbeit selbst an die stetig ändernden Rahmenbedingungen anzupassen.

bewährt im Selbstversuch

Der Team CheckUp ist ein Ergebnis unserer gelebten Praxis in der viadee: Was als grobe Idee in Reaktion auf die Pandemie begann, ist mittlerweile ein bewährtes Format, das viele unserer Teams durchgeführt haben.

Aus den daraus abgeleiteten Maßnahmen für die Arbeitsorganisation und den Team-Zusammenhalt entstand ein Erfahrungs- und Wissensschatz, auf den unsere Kolleg:innen zurückgreifen können und der mit jedem Team weiterwächst.

Dazu gehört unter anderem die Einführung neuer Rituale zur Strukturierung des (Arbeits-)Tages in Remote-Situation wie tägliche CheckIn/Out-Formalien im Team, die das normale "Hallo"-"Kaffee?" und/oder "Ich bin dann mal weg" im Büro ersetzen: Das kann ein gif im Team-Channel sein oder zum Beispiel das Setzen eines persönlichen Avatars auf dem Statusboard.

Oft hilft allein das Bewusstsein, dass wir remote Dinge neu erschaffen und uns erarbeiten müssen, die wir sonst als gegeben ansehen, um mit neuer Sensibilität und Motivation in den Arbeitstag zu gehen.

Auch in ganz "klassisch" vor-Ort- oder in hybrid-arbeitenden Teams hilft ein Team CheckUp, Probleme und Potenziale für die Zusammenarbeit im Team zu entdecken, passende Maßnahmen abzuleiten und so den Zusammenhalt zu fördern.

Wie auch immer die Arbeitswelt der Zukunft aussehen wird – nur mit funktionierenden Teams können wir anstehende Herausforderungen meistern.

Sie möchten ein team checkup durchführen? 

Hier geht es zu unserem Seminar-Angebot:

Björn Meschede ist Senior Berater und seit 2008 bei der viadee IT-Unternehmensberatung. Gestartet als Software Engineer mit technischem Schwerpunkt ist er heute vornehmlich als Business Analyst und Projektleiter im Einsatz. Darüber hinaus ist er einer der Themenverantwortlichen für den Bereich Clean Code Development bei der viadee.

Anne Wertenbruch ist Beraterin bei der viadee Unternehmensberatung AG. Als studierte Psychologin und zertifizierte ScrumMasterin liegen ihre Schwerpunkte im Bereich Agile Methoden und Moderation.