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Prozessmanagement strukturiert dokumentieren mit Prozesssteckbriefen

Donnerstag, 16.12.2021

Prozesssteckbrief

Ein Prozessmodell allein macht noch keine vollständige Prozessdokumentation. Zu einer wertvollen Informationsquelle werden Ihre Prozessmodelle erst, wenn Sie mit weiterführenden Informationen angereichert werden. Wir stellen Ihnen Prozesssteckbriefe vor, die Sie mit dem BPMN Modeler Enterprise ab jetzt direkt nutzen können.

 

Der Sinn von Prozesssteckbriefen

Prozessdokumentation entfaltet ihr volles Potenzial, wenn alle Prozessbeteiligten darauf zugreifen können, und die Entwicklung des Prozesses gemeinsam am Leben halten. Damit keine "Schrankware" entsteht, sollten alle wichtigen Informationen strukturiert und verständlich aufbereitet werden und einfach zu warten sein, damit dieses wichtige Nachschlagewerk auch immer aktuell ist.

Um diese Aufgabe zu erfüllen, hilft es zum Ersten sehr, die Dokumentation in einem zentralen Wissensmanagementsystem wie z.B. Confluence zu bündeln.

Im zweiten Schritt muss man überlegen, welche Informationen für die Dokumentation von Geschäftsprozessen nötig und ausreichend ist. Denn wir wollen ja nicht die Menschen, die den Prozess letztendlich umsetzen sollen, mit seitenlanger Dokumentation abschrecken, die dann mit den Jahren veraltet und nicht mehr angefasst wird. Für diesen Zweck haben wir uns eine Vorlage für Prozesssteckbriefe in Confluence erarbeitet, die schon mehrfach in Projekten erfolgreich eingesetzt wurde. Diese Vorlage möchten wir Ihnen nun im BPMN Modeler Enterprise als Seiten-Blueprint zur Verfügung stellen!

 

Umsetzung mit confluence blueprints

Ein Prozesssteckbrief teilt sich in drei logische Einheiten:

  1. Metadaten: Dokumenteninformationen, Historie und offene Punkte
  2. textuelle Prozessbeschreibung: feingranular aufgeteilt in Startbedingungen, Prozessverlauf und Ergebnis
  3. das eigentliche Prozessmodell 

Dadurch, dass jeder Prozesssteckbrief gleich aufgebaut ist und die gleichen Informationen bereithält, findet man sich schnell zurecht und kann einfach durch die Prozessdokumentation navigieren. Das Erstellen neuer Prozesssteckbriefe fällt leicht, weil die benötigten Informationen klar zugeordnet und mit Erklärungen versehen sind.

prozesssteckbrief

Sie müssen nichts weiter installieren: mit der Version 3.19.0 des BPMN Modeler Enterprise steht die neue Seitenvorlage direkt über Confluence zur Verfügung und kann wie jeder andere Blueprint bei der Seitenerstellung ausgewählt werden. Das mit der App ausgelieferte Standard-Template kann über das Blueprint Management individuell angepasst werden.

Jetzt sind Sie dran! Testen Sie den BPMN Modeler Enterprise kostenlos über den Atlassian Marketplace.


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Belinda Felpel

Belinda Felpel

Belinda Felpel ist seit 2019 als Beraterin bei der viadee IT-Unternehmensberatung tätig. Als Lead-Developerin für die viadee Confluence Plugins liegen ihre Schwerpunkte dabei im Prozessmanagement und Web-Development.