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Alle Jahre wieder: Die Nikolaus-Retrospektive

Dienstag, 26.11.2019

Retrospektiven, die thematisch an Ereignisse und Festtage angelegt sind, bringen Abwechslung in den Sprintwechsel.

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Die Retrospektive ist ein mächtiges Werkzeug, um im Team Transparenz zu schaffen, mit Fokus und Respekt die gemeinsame Arbeit zu überprüfen sowie mit Mut und Verbindlichkeit das Team zu verbessern. Als Scrum Master steht man häufig vor der Herausforderung, die Retrospektiven wirksam und kurzweilig zu gestalten. In fünf Schritten erklären wir, wie es gelingt.

Wir empfehlen alltägliche Ereignisse und Feste – wie den bevorstehenden Nikolaustag – zu nutzen, um eine Retro zu rahmen und Abwechslung zu bieten. So wurde auch die Nikolaus-Retrospektive geboren, die wir hier vorstellen. Im nachfolgenden Artikel möchten wir eine Anleitung liefern und allen Interessierten dieser Themen-Retro  im Sinne des Feiertages gerne ein kleines Präsent in den virtuellen Stiefel stecken: Alle Materialien zur Durchführung der Retro gibt es als Download zum Ausdrucken und Ausschneiden!

 

Schritt 1 – Der Nikolaus kündigt sich an.

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Was wird benötigt:

  • 3 Flipcharts
  • weißes Papier (DIN A4)
  • Stifte
  • Schere
  • Malerkrepp oder (ablösbarer) Klebestift
  • Klebepunkte
  • eine Uhr zum Zeitstoppen (alternativ ein Smartphone)
  • Schoko-Nikoläuse (optional)

 

Vorbereitung:

Versehe ein leeres Flipchart mit einem Nikolaus. Ergänzt wird eine Sprechblase mit der Frage "Wart ihr auch schön brav ... im Sprint?" Eine weitere Sprechblase fordert dazu auf, eine gute Sache und (ganz ehrlich) eine weniger gute Sache zu nennen. Erstelle Zettel mit Stiefeln und Ruten, die positive sowie negative Punkte symbolisieren und Platz für Notizen bieten. Lege eine ausreichende Menge bereit. Dazu kann die Vorlage verwendet werden, die in unserem Download enthalten ist.

Ein weiteres Flipchart wird zum goldenen Buch, in dem die guten und weniger guten Taten des Teams notiert werden. Am einfachsten ist es, das Flipchart in der Mitte mit einer Linie zu trennen. Ein simples Buch ist auch schnell gezeichnet. Versuch es einfach mal!

Nimm das letzte Flipchart und mache daraus die Lean-Coffee-Tafel. Ziehe dazu im unteren Drittel des Flipcharts einen horizontalen Strich und schreibe "Maßnahmen" hinein. Unterteile den oberen Flipchartbereich gleichäßig in drei Spalten. Beschrifte diese mit "Vorrat", "in Diskussion" und "diskutiert".

 

Schritt 2 – Der Nikolaus ist da!

Hänge den Nikolaus, das goldene Buch und die Lean-Coffee-Tafel auf. Stelle eine ausreichende Menge an Notizzetteln mit Stiefel bzw. Rute bereit. Lege die Sprechblasen-Zettel, Klebepunkte, genügend Stifte und einen Klebestifft bzw. eine Rolle Malerkrepp zur Seite.

schuh-kleinBegrüße Dein Team, stimme sie auf das Grundthema der Retrospektive ein. Verteile evtl. kleine Schoko-Nikoläuse, um eine positive Grundstimmung zu etablieren. Enthülle das Nikolaus-Flipchart. Lese die Sprechblasen vor und klebe sie an den Nikolaus und verteile die Stiefel bzw. Ruten für Notizen. Fordere nun Deine Teammitglieder auf, im Rahmen einer fünfminütigen Timebox in sich zu gehen und den letzten Sprint noch einmal Revue passieren zu lassen. Für diejenigen, die das Timebox-Konzept nicht kennen, haben wir am Ende des Artikels weitere Informationen.

Jedes Teammitglied soll positive Ereignisse und Aktionen auf einen Notizzettel mit Stiefelsymbol mit einem kurzen Satz oder Stichwort festhalten. Diese repräsentieren die Geschenke, die dem Team entgegengebracht wurden bzw. die das Team sich selbst gemacht hat. Dasselbe gilt für Vorkommnisse, Aktionen und Schwierigkeiten, die das Teammitglied oder das ganze Team behindert bzw. im negativen Sinne beschäftigt haben. Diese werden auf den Notizzetteln mit der Rute festgehalten.

Schritt 3 – Das goldene Buch wird aufgeschlagen!

Enthülle das Flipchart mit dem goldenen Buch und erkläre dem Team, dass alle guten und und alle verbesserungswürdigen Taten und Ereignisse des Teams darin gesammelt werden. Alle guten Taten links, alle weniger guten Taten rechts. 

Fordere die Teammitglieder einzeln auf, an das Buch heranzutreten. Sie lesen nun die niedergeschriebenen Erkenntnisse vor und kleben die Notizzettel auf die entsprechende Seite des Flipcharts. Die Erkenntnis kann ggf. mit einem kurzen(!) Satz elaboriert werden. Fragen sind erlaubt, sollen aber ebenfalls kurz beantwortet werden. Inhaltliche Diskussionen sollten freundlich aber bestimmt unterbunden werden, da sie für einen späteren Zeitpunkt geplant sind. Fasst gleiche Themen zusammen, indem ihr die entsprechenden Zettel zusammenklebt.

Schritt 4 – Wir gehen in uns!

Verteile Klebepunkte an das Team. Enthülle die Lean-Coffee-Tafel. Bitte das ganze Team an das goldene Buch heranzutreten und die Inhalte nochmal zu betrachten. Ab jetzt geht es darum, Erkenntnisse aus dem Ist-Zustand des Teams zu gewinnen, welcher durch das goldene Buch dokumentiert ist. Danach werden Maßnahmen erarbeitet und beschlossen, die Hindernisse (Ruten) beseitigen bzw. abschwächen oder positive Vorkommnisse (Stiefel) verstärken.

rute-kleinHier empfiehlt sich beispielsweise das Lean-Coffe-Format. Im Rahmen dieser Methode werden die zu diskutierenden Notizzettel gemeinsam priorisiert, indem jedes Teammitglied drei Klebepunkte auf die ihm wichtigen Themen verteilt. Die Notizzettel werden nach der Menge ihrer Klebezettel absteigend sortiert. Man beginnt im Rahmen einer fünfminütigen Timebox den Notizzettel mit den meisten Klebepunkten zu diskutieren. Dabei soll das klare Ziel sein, Verbesserungsmaßnahmen zu finden. Am Ende der Timebox wird mittels Mehrheitsentscheid bestimmt, ob die Diskussion um fünf Minuten verlängert oder das Thema für ausdiskutiert erklärt wird. Der nächste Notizzettel wird nun im selben Verfahren diskutiert. Wer noch mehr über das Lean-Coffee-Format erfahren möchte findet am Ende dieses Artikels weiterführende Informationen.

Wichtig ist, dass sich das Team gemeinsam auf Maßnahmen einigt, die auch direkt in den nächsten Sprint einfließen – also ins Sprint-Backlog kommen – und direkt umgesetzt werden.

Schritt 5 – Wir bessern uns!

Sind alle Themen diskutiert bzw. ist die Timebox für den vierten Schritt abgelaufen, bitte das Team die erarbeiteten Maßnahmen nochmal zu betrachten. Frage zu jeder Maßnahme, ob das Team die Maßnahme gemeinsam trägt und umsetzen möchte. Wenn ja, übernimm die Aufgabe in das Backlog des zu startenden Sprints. Bitte jedes Teammitglied im Stillen darüber nachzudenken, was er oder sie persönlich zur Umsetzung der Maßnahme beitragen kann. Fordere die Kolleginnen und Kollegen auf, ihre Gedanken auf einen Zettel zu schreiben und sich diese im neuen Sprint immer wieder vor Augen zu führen.

 

Alle Materialen zum Download

Die Anleitung sowie alle benötigten Materialien stehen als PDF zum Downloaden, Ausdrucken und Ausschneiden bereit. Damit ist die Vorbereitung der Retrospektive im Handumdrehen erledigt.

Download Material Nikolaus Retrospektive

Blogserie

Dieser Artikel ist eine Ergänzung zu unserer Blogserie, in der wir Praxiserfahrungen und Hintergrundwissen zu Retrospektiven und bewährten Methoden teilen möchten.

Teil 1: Retrospektiven - Team-Beschleunigung hoch zwei
Teil 2: Maßnahmen, die verändern und den Wirkungsgrad von Retrospektiven erhöhen
Teil 3: Heute schon gemuckert? Mucker-Karten-Retrospektive
Teil 4: Lean Coffee - Zeit für ein gutes Gespräch
Teil 5: 5 Tipps für eine effektive Retrospektive
Teil 6: High-Performance-Team-Retrospektive

Was ist eine Timebox?

Das Timebox-Konzept ist eine Methode, um in einem Meeting mit dem Mittel einer harten zeitlichen Obergrenze möglichst viel Erkenntnis zu gewinnen und Ergebnisse zu erzeugen, ohne durch Wiederholungen oder Abschweifungen abgelenkt zu werden. Unser Kollege Kay Hildebrand stellt in seinem Blog-Post "Timeboxen - Meetings inhaltlich und zeitlich fokussieren" das Timebox-Konzept detailliert vor.

Was ist das Lean-Coffee-Format?

Das Lean-Coffee-Format ist ein agenda-loses aber strukturiertes Diskussionsformat. Das Format hat den enormen Vorteil, dass Diskussionen effektiv, fokussiert und wert-zentriert durchgeführt werden. Diskussionen, die sich ohne weiteren Mehrwert endlos in die Länge ziehen, werden dadurch vermieden. Das Lean-Coffee-Format wird von Nicole Neunhöffer und Benjamin Klatt in ihrem Blog-Post "Lean Coffee - Zeit für ein gutes Gespräch" ausführlich besprochen – reinschauen lohnt sich!

"Geheim"-Tipps

"Geheim"-Tipp 1: Wenn Du mit handelsüblichen, karierten Flipcharts arbeitest: Wende das Flipchart, so dass die blanko Seite oben liegt. Die Karos schimmern noch durch und bieten Orientierung. Der weiße Hintergrund verleiht Deinen Inhalten viel mehr Präsenz und Ästhetik. 

"Geheim"-Tipp 2: Es gibt im Schreibwarenhandel oder im Internet Klebestifte mit ablösbarem Klebstoff zu kaufen, die einen normalen, selbst ausgeschnittenen Zettel schnell in eine Haftnotiz verwandeln!


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Stephan Nägele

Stephan Nägele

Stephan Nägele ist Senior Berater, Agiler Coach und Mannschaftsarchitekt bei der viadee. Er ist leidenschaftlicher Agilist und Transition-Unterstützer. Dabei greift er auf seine langjährigen Erfahrungen als Anforderungsanalytiker und Java-Softwareentwickler in Kundenprojekten in den Bereichen Öffentliche Verwaltung, Banken und Versicherungen zurück.

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