Homeoffice als temporärer Dauerzustand

Wie verteiltes Arbeiten für Einzelne und ganze Teams gelingt – Sebastian Albrecht und Nicole Neunhöffer teilen Tipps und Erfahrungen der viadee Mitarbeiter*innen.

Verteiltes Arbeiten ist kein neues Thema, sondern begleitet den Arbeitsalltag mancher Berufsgruppen bereits seit etlichen Jahren und ist auch in unserem Beratungsalltag eine häufig gelebte Praxis. Durch die Entwicklungen rund um die Ausbreitung des Coronavirus (SARS-CoV-2) erfährt es aktuell jedoch eine extreme Bedeutung. War das Homeoffice vor wenigen Wochen für viele noch eine Option, ist es quasi über Nacht zur Notwendigkeit geworden, um arbeitsfähig zu bleiben und gleichsam das gebotene Physical Social Distancing zu betreiben. Zumindest in jenen Branchen und Berufen, in denen es möglich ist.

Um diese besondere Herausforderung zu meistern, haben erfahrene Kolleg*innen einige Tipps und Ideen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit aus dem Homeoffice geteilt. An diesen Erfahrungen möchten wir Sie gerne teilhaben lassen.

Für jeden Menschen stellen sich die Herausforderungen des Homeoffice anders dar, denn die jeweiligen Gegebenheiten sind sehr individuell. In einem Fall ist die gesamte Familie gleichzeitig zu Hause, in einem anderen Fall lebt jemand allein. Die aktuelle Arbeit kann stark teamgeprägt sein oder aber allein bewältigt werden. In der Wohnung ist bereits ein Arbeitszimmer vorhanden oder nicht. Aufgrund der Vielzahl an Faktoren, die die individuelle Situation beeinflussen, gibt es leider nicht den einen Masterplan. Bitte verstehen Sie die folgenden Vorschläge daher als eine Anregung, um Ihre eigene Formel für ein erfolgreiches Arbeiten aus dem Homeoffice zu finden.

Privates Umfeld schaffen

Die Gefahr ist groß, dass bei der regelmäßigen Arbeit von zu Hause die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Für viele ist eine klare Abgrenzung aber sehr wichtig und trägt dazu bei, Phasen der Belastung und der Erholung zu haben.

• Behalten Sie Ihre Routinen bei. Setzen Sie sich beispielsweise nicht im Schlafanzug an den Laptop.
• Genießen Sie Ihr Frühstück wie gewohnt.
• Gehen Sie mental zur Arbeit und kommen Sie auch wieder mental nach Hause.
• Legen Sie weiterhin bewusste Pausen ein.
• Auch wenn Sie ein separates Arbeitszimmer haben, ist es in Ordnung, wenn Sie durch Familienmitglieder ab und zu unterbrochen werden. Wie oft kommen Kolleg*innen kurz auf einen Plausch vorbei? Denken Sie immer daran: Auch für Ihre Familie ist die Situation ungewohnt.
• Stimmen Sie einen konkreten Zeitplan ab, d. h. wann arbeiten Sie und wann sind Sie zu Hause. Teilen Sie diese Zeiten der Familie und Ihren Kolleg*innen mit.
• Nutzen Sie auch die Chancen, die das neue Umfeld bietet. Eine Telefonkonferenz kann auf dem Balkon oder der Terrasse geführt werden – vorausgesetzt, die Umgebungsgeräusche lassen dies zu.

Einen Kodex für die Zusammenarbeit entwickeln und pflegen

Viele Routinen, die durch die bloße physische Anwesenheit von Mitgliedern eines Teams quasi implizit geschehen und das Miteinander unter Kolleg*innen und im Team gestalten, sind scheinbar nicht mehr möglich, wenn alle aus dem Homeoffice arbeiten. Es ist allerdings nur zu empfehlen, diesen Routinen auch virtuell Raum zu geben und sie aktiv zu leben.

Virtuelles Socializing, um das Gefühl der Isolation zu verhindern

Für viele ist der soziale Aspekt von Arbeit extrem wichtig. Insbesondere in der aktuellen Situation, in der wir unsere sozialen Kontakte so weit wie möglich einschränken sollen, ist es daher sinnvoll, den sozialen und geselligen Teil des Arbeitslebens anderweitig zu gestalten. Hier sind ein paar Ideen:

• „Guten Morgen“ sagen und einen „schönen Feierabend“ wünschen :)
• Slots für virtuelles Kaffeetrinken einrichten
• Vielleicht sogar ein gemeinsames virtuelles Mittagessen organisieren?
• Raum für Gemütsäußerungen, GIFs, Emojis, Gossip, Spaß, Nicht-Projektthemen schaffen, z. B. in einem separaten Kanal im Chat-Tool der Wahl
• Virtuelle Pinnwand für Fotos aus dem Homeoffice einrichten
• Channel für Dankeschöns
• Postkarten nach Hause oder persönliche E-Mails sorgen garantiert für Freude bei Empfänger*innen
• Einrichtung eines virtuellen Büroraums

Viele dieser Ideen können mithilfe entsprechender Kommunikationstools wie Slack, Skype oder Microsoft Teams realisiert werden.

Kommunikationsverhalten besprechen und gegenseitige Erwartungen klären

Kommunikation nimmt in Zeiten von Homeoffice als temporärem Dauerzustand einen noch wichtigeren Stellenwert ein als sonst. Hier sind ein paar Anregungen, wie Sie Ihre Kommunikation im Team effizient gestalten können:

• Halten Sie an Dailys fest bzw. richten Sie tägliche Synchronisationspunkte ein
• Separater Kanal für relevante Neuigkeiten im Chat-Tool der Wahl
• 1:1s zwischen Teammitgliedern und (dienender) Führungskraft – vorzugsweise mit Bildübertragung
• Vorzug von Videoanrufen anstelle von Chat oder E-Mail, wo möglich und sinnvoll
• Erwartungen klären, wie oft am Tag E-Mails gelesen werden bzw. Einladungen zu Terminen zur Kenntnis genommen werden oder Team-Kanäle auf relevante Neuigkeiten überprüft werden sollten
• Festlegung im Team, welches Kommunikationsmedium zu welchem Zweck genutzt werden soll – weniger ist hier manchmal mehr!

Transparenz über die eigene Verfügbarkeit schaffen

Wenn Mitglieder eines Teams in einem Raum sitzen, sind Anwesenheiten schnell erfasst. Sobald alle Teammitglieder remote arbeiten, gelingt dies nicht mehr so leicht. Die Kollegin war doch gerade noch im Status „verfügbar“, warum beantwortet sie denn meine Nachricht nicht? Wann erreiche ich sie wieder? Schaffen Sie Abhilfe mit folgenden Tipps:

• Arbeitszeiten klären bzw. notwendige Abwesenheiten besprechen (z. B. Kinderbetreuung), bestenfalls in einem Kalender sichtbar machen
• Status im Kommunikationstool der Wahl explizit setzen, um (Nicht-)Verfügbarkeit zu signalisieren
• Check-in und Check-out in einem separaten Kanal (z. B. away from keyboard) im Chat-Tool der Wahl

Regelmäßige Reflexion über die Remote-Arbeit

Verteiltes Arbeiten in diesem Ausmaß ist für fast alle eine neue Erfahrung. Daher ist es gerade zu Beginn wichtig, regelmäßig gemeinsam zu reflektieren, was bereits gut funktioniert und an welchen Stellen noch Verbesserungsbedarf besteht. Dies kann z. B. in einer wöchentlichen Retrospektive passieren. Seien Sie mit Ihrem Team im Austausch und optimieren Sie Ihre Zusammenarbeit!

Benötigte Arbeitsmittel bereitstellen

Durch das verteilte und auch verstärkt zeitversetzte Arbeiten entstehen besondere Anforderungen an die Arbeitsweise und die Ausstattung mit Tools und Hardware.

• Inhalte und Entscheidungen aus Chats oder Videoanrufen festhalten und zentral zur Verfügung stellen
• Häufigere und genauere Pflege von Aufgaben z. B. in Atlassian JIRA oder Microsoft Team Services (d. h. direkte Statuswechsel, Kommentierung, aktives Zuweisen an andere Nutzer*innen)

• Häufiges Commit von geschriebenem Programmcode, wenig lokale Stände vorhalten
• Entsprechende Kommentierung zum Stand im Implementierungstask

• Zur Koordination der Arbeit empfehlen sich entsprechende Ticket- bzw. Aufgabenverwaltungstools wie JIRA, Trello, Asana, Fracto
• Zur Dokumentation von Arbeitsergebnissen können kollaborative Wiki-Systeme wie Atlassian Confluence oder Dokumenten-Management-Systeme wie Microsoft Sharepoint eingesetzt werden
• Statt File-Server über VPN zu belasten kann für nicht kritische Dokumente über Cloud-Speicher-Lösungen nachgedacht werden
• Weitere sinnvolle Erweiterungen für ein gemeinschaftliches Arbeiten sind:
  • Digitale Whiteboards, um online gemeinsam Dinge zu entwickeln (z. B. Google Slides)
  • Chat/Videoconferencing Tools für Chats, Videoanrufe, Online-Meetings wie Microsoft Teams, Zoom, Webex, Skype) inkl. Headsets

Innerhalb der viadee setzen wir auf einen breiten Mix an Lösungen für verteiltes Arbeiten, gerne tauschen wir unsere Erfahrungen im Dialog mit Ihnen aus.

Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Feedback und weitere Anregungen sind gerne gesehen. Dennoch hoffen wir, Ihnen aufgezeigt zu haben, dass verteiltes Arbeiten nicht gleichbedeutend mit einer „sozialen Distanzierung“ sein muss und zwingend eine Reduktion der sozialen Kontakte bedeutet. Gerade in der jetzigen Situation bleibt es für uns wichtig, unsere sozialen Kontakte zu pflegen – allerdings mit einer physischen Distanz, um unseren Beitrag zur Eindämmung der Epidemie zu leisten. Mit den verfügbaren technischen Möglichkeiten, soziale Kontakte virtuell zu pflegen und kollaborativ zu arbeiten, glauben wir, dass wir sogar gestärkt aus der Situation herausgehen können.

Last but not least wollen wir ein großes Dankeschön an unsere Kundschaft und Kolleg*innen aussprechen, die von heute auf morgen den Wechsel in das Homeoffice möglich gemacht haben!

Autor*innen

Nicole Neunhöffer ist PMI-zertifizierte Projektmanagerin sowie Scrum Master und Product Owner. Im Kompetenzbereich Agile Methoden interessiert sie sich besonders für die Skalierung von Scrum.

Sebastian Albrecht verantwortet als beratender Manager seit vielen Jahren Kundenprojekte insbesondere mit den Schwerpunkten Projektmanagement und Business Analyse. Für die viadee AG leitet er den gleichnamigen Bereich in enger Abstimmung mit den Bereichen Business Prozessmanagement und Agilität.