BPMN und DMN Modeler Enterprise integrieren Comala Document Management

Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, warum Sie Dokumentenprüfung und -freigabe in Confluence mit darauf spezialisierten Plug-Ins umsetzen sollten und erfahren Sie, wie die Enterprise Modeler der viadee für Confluence eines dieser Tools ab sofort integrieren.

Prozesssteckbriefe dienen als Informationsquelle und Nachschlagewerk für Mitarbeiter:innen. Sie sind aber auch wichtig, um Rechtssicherheit gegenüber Behörden zu erhalten, indem dokumentiert ist, wie gesetzliche Vorgaben umgesetzt und eingehalten werden. Damit Mitarbeiter:innen und Kontrollorgane stets auf die aktuell gültige, geprüfte Prozessdokumentation in Confluence zugreifen können, bietet es sich an, Änderungen über einen Freigabe-Workflow abnehmen zu lassen. Mit Confluence Bordmitteln ist dies allerdings nur in sehr begrenztem Umfang möglich. Confluence-Apps wie Comala Document Management haben sich auf diese Lücke spezialisiert und erweitern das Unternehmenswiki u.a. um beliebig konfigurierbare Nachverfolgungs- und Freigabeprozesse. In seiner neuesten Version 3.17.0 integriert der BPMN Modeler Enterprise nun Comala Document Management Freigabe-Workflows. Ebenso wurde das selbe Feature im DMN Modeler Enterprise ab Version 2.2.0 freigegeben.

Bis alle Änderungen an einer Confluence-Seite vollständig eingepflegt sind, können durchaus mehrere Tage vergehen. Oft kommt noch etwas anderes dazwischen oder es muss auf Informationen gewartet werden. Mit seinem Editieren/Veröffentlichen-Mechanismus bietet Confluence die Möglichkeit, die Arbeit an einer Confluence-Seite zu pausieren, wieder aufzunehmen, und abschließend mitsamt aller Änderungen zu veröffentlichen. Diesen Mechanismus unterstützen auch der DMN und der BPMN Modeler Enterprise (wie im Nutzerhandbuch beschrieben).
Mit dieser Mechanik nicht abbildbar sind allerdings Review- und Freigabeprozesse, denn: die Person, die die Seite bearbeitet, kann sie auch endgültig veröffentlichen. An dieser Stelle setzen spezialisierte Apps wie Comala Document Management an. Für einzelne Confluence-Seiten oder ganze Bereiche können Workflows angelegt werden, mit denen das endgültige Veröffentlichen gesteuert wird. Erst nachdem die dafür benannten Personen die Änderungen freigegeben haben, kann die Seite veröffentlicht werden. Nutzer:innen, die nur leseberechtigt sind, bekommen so stets nur die aktuell freigegebene Seite angezeigt.

Ab sofort wird dieses Schema auch von beiden Enterprise Modelern unterstützt. Beim Besuch einer Confluence-Seite, die über einen Comala Workflow gemanagt wird, ist das Prozessmodell in seiner jeweils freigegebenen Version zu sehen. Gehört man zum Personenkreis der Freigabe-Berechtigten, kann die Ansicht natürlich auch auf das freizugebene Diagramm gewechselt werden. Darüber hinaus zeigt die Diagramm-Vorschau eines verlinkten Diagramms nun stets die aktuell freigegebene Diagramm-Version an.

Nun sind Sie dran! Testen Sie den BPMN Modeler Enterprise und den DMN Modeler Enterprise kostenlos über den Atlassian Marketplace.